Improven activeert medewerkers opdrachtgever met behulp van een online simulatie

Een honderdtal medewerkers van een Nederlands ministerie op de hoogte brengen van een proces zonder hierbij enkel te zenden. Dat was de uitdaging van de opdrachtgever. Naast medewerkers te informeren over de samenhang van activiteiten en verantwoordelijkheden was het de bedoeling ze te activeren om zelf met het proces aan de slag te gaan. Immers, wat heeft een medewerker aan kennis die niet kan worden toegepast? Gezien de huidige situatie zijn fysieke bijeenkomsten al een langere tijd niet mogelijk. Om deze reden is gezocht naar een creatieve en activerende manier om deze uitdaging aan te gaan.

De oplossing: Het online simulatiespel

Door middel van een online simulatiespel onder leiding van Willem-Jan Vos, Jacco van de Griek en Bibi Looijestijn van Improven werden medewerkers in groepen van maximaal twintig deelnemers in staat gesteld het zogeheten voortbrengingsproces met elkaar te doorleven. Kenmerk van een voortbrengingsproces is dat deze afdelingsoverstijgend van aard is. Bij de groepsindeling is hier rekening mee gehouden door deze een afspiegeling te laten zijn van alle betrokken afdelingen en teams in het proces. De simulatie bestond uit twee onderdelen. Enerzijds werden medewerkers op basis van een procesgame ‘getraind’ in de verschillende fasen van het voortbrengingsproces. Anderzijds werd met behulp van een ketenspel ‘getoetst’ of hetgeen met elkaar doorleeft, eigen was gemaakt.

Door de simulatie leuk, eenvoudig en interactief te maken, zijn werknemers geactiveerd om met het voortbrengingsproces aan de slag te gaan.

Het simuleren: trainen, toetsen en luisteren

Door middel van een procesgame werden deelnemers getraind door online met elkaar een procesflow te doorlopen waarin sleutelmomenten, belangrijke actoren en fasen (duiding en doel) waren weggelaten. Ook werden praktijkcasussen behandeld. Aan de deelnemers was het de taak deze met elkaar te vullen door middel van digitale post-it notes. De procesflow betrof een eenvoudige visuele weergave van het voortbrengingsproces en diende als hulpmiddel om de dialoog tussen deelnemers te faciliteren en om het ‘grote plaatje’ te zien. De uitkomst van de procesgame was dat er zeer waardevolle dialogen ontstonden tussen verschillende disciplines in relatie tot het verloop van het proces, ieders rol en bijbehorende verantwoordelijkheden.

Toetsing vond plaats door middel van een ketenspel waarbij aan deelnemers online een twintigtal meerkeuzevragen werden voorgelegd. Vragen die door de deelnemers verschillend waren beantwoord, werden plenair besproken.

Zowel tijdens het trainen als toetsen, werd naar deelnemers geluisterd door een logboek bij te houden die na de simulatie werd overgedragen aan de opdrachtgever en zodoende in staat is gesteld het vastgestelde proces te evalueren en verbeteringen door te voeren.

Figuur 1: De procesflow

De tools: Miro, Mentimeter en Webex

Ter ondersteuning van de simulatie, werd gebruik gemaakt van de tools Miro, Mentimeter en Webex. Miro is een populair interactief platform en is gebruikt om de procesflow als afbeelding op een whiteboard te plaatsen en zodoende de dialoog te faciliteren en het ‘grote plaatje’ te laten zien. Mentimeter, een polling- en presentatietool, is gebruikt om tijdens het ketenspel meerkeuzevragen voor te leggen aan deelnemers. Deelnemers konden antwoord geven via de telefoon en op basis van ranking werd een ‘expert’ vastgesteld. Webex, een tool voor online web- en videoconferenties is tijdens de simulatie gebruikt om met elkaar te communiceren en schermen te delen.

De hulpmiddelen: werk- en trainershandboek

Deelnemers ontvingen voorafgaan de simulatie een werkboek. In dit werkboek stond uitgelegd waaruit de simulatie bestond zoals leerdoelen, een uitleg over de verschillende tools, casussen en ook wat een deelnemer als voorbereiding kon doen. Aanvullend is er een trainershandboek beschikbaar gesteld waarin onder andere de opzet, tijdschema en draaiboek stonden toegelicht, mocht de opdrachtgever in de toekomst zelf dergelijke simulaties willen faciliteren.

Klantvraag

De aanleiding voor de simulatie was dat de ambitie van de opdrachtgever is om als ‘slimme netwerkspeler’ te opereren. Daarvoor moet de organisatie een betrouwbare en voorspelbare partner zijn, zowel intern als extern. Het is daarbij van groot belang dat medewerkers weten wat de organisatie doet en wat dat voor iedereen betekent qua verwachting. Dit vroeg om het actief en intensief doorleven van het voortbrengingsproces waarbij het adviesbureau IMPROVEN is gevraagd deze transitie te begeleiden wat heeft geresulteerd in een zeer tevreden opdrachtgever. Overigens is de klantvraag en hieruit voortgekomen opdracht via Verdonck, Klooster & Associates verkregen. Een adviesbureau waar IMPROVEN een prettig samenwerkingsverband mee heeft.

IMPROVEN

IMPROVEN verbetert samen met u de prestaties, processen en projecten van uw organisatie. Onze belofte “het kan altijd beter” zit in ons DNA. Dit doen we op basis van bewezen aanpakken, die wij op maat maken voor uw specifieke (verander)vraagstukken. De kracht van IMPROVEN is het daadwerkelijk implementeren van de oplossing op basis van een gemeenschappelijke visie op uw uitdaging en ambitie… Wie zijn wij? De ervaren denkende doeners, bevlogen en creatieve vakspecialisten die niet weggaan voordat het werkt en geborgd is.

Bent u geïnteresseerd of heeft u vragen over onze dienstverlening zoals bovenstaande showcase? Neem dan contact met ons op en wij vertellen u graag over onze werkwijze en mogelijkheden.

nl_NLNL