10 Trends in project- en portfoliomanagement 

2021 kan toch wel weer bestempeld worden als een bewogen jaar. De effecten van de pandemie blijven hoogstwaarschijnlijk ook in 2022 nog een rol spelen in onze maatschappij en in ons werk. Daarnaast zien we ook veel ontwikkelingen op sociaal-maatschappelijk, technologisch en HR-gebied

Samen met onze experts op het gebied van project- en portfoliomanagement hebben we een top tien gemaakt van de belangrijkste trends voor dit jaar.

Download hier de top 10 trends

#1 Duurzaamheid en projectmanagement

Duurzaamheid is een topprioriteit in de huidige maatschappij. Dit vertaalt zich ook steeds meer als element binnen projectmanagement. Niet enkel tot ‘groene’ projecten, maar in alle type projecten. Een duurzame focus in het projectmanagement domein erkent namelijk de onderlinge afhankelijk tussen de organisatie, het project en de bredere samenleving. Steeds meer organisaties gebruiken de Sustainable Development Goals (SDG) van de Verenigde Naties gebruiken om invulling te geven aan duurzaamheid in hun strategische koers.  Het is mogelijk om duurzaamheidsdoelstellingen en impactindicatoren op te nemen in het programma- of projectplan. Daarnaast kunnen projectmanagers principes toepassen die leiden tot het realiseren van hun projecten in de context van duurzame economische, sociale en ecologische factoren. Deze principes zijn afwegingen op het gebied van diversiteit & inclusiviteit, ethische besluitvorming, duurzame benutting van technologieën en (natuurlijke) hulpbronnen en het streven naar sociale en ecologische rechtvaardigheid.

#2 Projecten zijn de basis voor innovatie

Innoveren is de beste manier om met organisatiecontinuïteit om te gaan. Projecten worden vaak ingezet om bijbehorende veranderingen door te voeren. Het is belangrijk dat projecten goed zijn voorbereid en gepland. De organisatie zal dus realistische projecten moeten selecteren. Deze sluiten aan bij de interesse van mogelijke klanten en kennis en vaardigheden van de organisatie. Binnen die projecten moet gestructureerd worden samengewerkt en worden teams beloond voor goed teamwerk. Die projecten zijn dus per definitie niet gericht op één product. Om dergelijke projecten verder succesvol te laten verlopen, doet de organisatie er goed aan om ervoor te zorgen dat het team voldoende feedback kan ontvangen. Ook voor de projectmanagers in een dergelijke omgeving is iets heel belangrijk: blijven leren. Het gaat dan over het blijven leren over het proces, het samenwerken en het wederzijdse leren. Een dergelijke flexibiliteit en wederkerigheid tussen innovatieve bedrijfscultuur en goed uitgevoerde projecten zorgt voor de meest succesvolle uitkomsten.

#3 Data analytics

Data, en specifiek de beheersing ervan, is van steeds grotere invloed op de uitkomst van projecten. Relevante projectdata stelt projectmanagers in staat om tijdig te acteren op budget-, plannings- en kwaliteitsissues en om weloverwogen beslissingen te maken. Projectmanagers moeten echter wel in staat zijn om relevante data te kunnen selecteren uit de overvloed van data die beschikbaar is binnen projecten en om deze data vervolgens te kunnen interpreteren.
Om hiertoe in staat te zijn, wordt het belangrijk voor projectmanagers om te gaan werken aan hun data analytics vaardigheden en om de juiste collega’s met de juiste vaardigheden tijdig te betrekken bij een project. In de meeste organisaties zijn er data analisten beschikbaar die kunnen helpen bij het verzamelen en ordenen van complexe datastromen. Zij kunnen helpen bij het analyseren en interpreteren van de data, om zodoende nauwkeurige voorspellingen te doen over patronen en trends voor de toekomst. Betere beheersing van projectdata zal dus uiteindelijk leiden tot meer succesvolle projecten.

#4 Digitale ecosystemen en veranderend marktgedrag

Het huidige consumentengedrag wordt sterk beïnvloed door productpersonalisatie (precies consumeren wat we willen), het milieu (consumeren zonder de planeet schade te berokkenen) en gezondheid (goed consumeren). Deze nieuwe consumentenwaarden zijn overal. Veel bedrijven starten daarom een ingrijpende transformatie om meer maatwerk, meer transparantie en meer verantwoordelijkheid te bieden en tegelijkertijd de kosten van hun activiteiten te verlagen. Digitale instrumenten en technologieën zijn de belangrijkste hefbomen geworden om zich aan te passen aan het nieuwe marktgedrag. De digitale transformatie introduceert nieuwe tools, nieuwe technologieën en nieuwe manieren van werken. De bouw van digitale ecosystemen raakt projectmanagement zowel aan de voor- en achterkant. Aan de voorkant worden projectmanagers steeds meer geacht om digitale transformaties binnen organisaties te (kunnen) begeleiden en aan de achterkant stellen de digitale ecosystemen projectmanagers in staat om, deze en andere, projecten efficiënter, sneller en beter te managen. Een trend voor en door het ecosysteem.

#5 Digitaal samenwerken in het ‘’nieuwe normaal’’

Digitaal werken is geen nieuwe trend. Bijna in ieder project of programma wordt digitaal gewerkt. Hybride of zelfs volledig digitaal werken is (en blijft hoogstwaarschijnlijk) de norm. Effectief digitaal samenwerken is echter meer dan alleen thuiswerken. Waar eerst de oude ways of working letterlijk werden vertaald naar een online versie, zien we nu de trend dat steeds meer gefocust wordt op hoe je de manier van samenwerken kan verbeteren: de nieuwe manier van werken. Ga na wat de doelstellingen zijn en welke werkzaamheden hiertoe bijdragen. Vervolgens kan je de processen, tools en manier van samenwerken toespitsen op het bereiken van dit doel. Richt bijvoorbeeld flexibele processen in die gericht zijn op snelle interacties en bijsturen. Kies enkel de juiste tools die het doel dienen en schrap de rest: less is more. Maak tenslotte goede afspraken met het team over samenwerken en communicatie.

#6 Het managen van capaciteit

Om problemen op te lossen en doelen te halen wil het management graag zo snel mogelijk projecten starten. Maar als er al diverse projecten lopen, hoe weet je dan of er wel voldoende capaciteit is, of de benodigde resources ook beschikbaar zijn in de komende periode? Anders struikelen nieuwe projecten bij voorbaat al! Organisaties voeren hiertoe in toenemende mate capaciteitsmanagement in. Weten waar de mensen mee bezig zijn in de komende weken of maanden, welke specialismen overvraagd zijn en waar nog wel ruimte zit. Belangrijk hierin is het inregelen van de nodige discipline hiervoor, geborgd in een PMO en tooling voor goede informatievoorziening. Het is aan het management om te gaan sturen op die informatie zodat nieuwe projecten die starten altijd kunnen rekenen op voldoende capaciteit. Bij het geven van akkoord voor de start van een project wordt dus meteen akkoord gegeven op de inzet van de gevraagde capaciteit.

#7 De PMO-er als aanjager van Agile

Wanneer een organisatie een agile framework introduceert voor het realiseren van veranderingen, dan zien wij dat de Project Management Officer (PMO-er) in een lopend portfolio of programma de opdracht krijgt om dit in te richten. Dit is de plek waar agile en projectmanagement elkaar ontmoeten en hybride vormen ontstaan. Die hybride vormen zijn noodzakelijk omdat het onverantwoordelijk is om een traditionele aanpak volledig in de prullenbak te gooien wanneer het project nog loopt en er altijd projecten zijn waar een traditionelere projectmanagementaanpak het meest succesvol . Bovendien blijft de PMO-er ook in een agile samenwerking onverminderd populair bij portfolio-, programma- of productmanagers om te ondersteunen waar nodig en onderdelen in te richten waar agile nog onvoldoende antwoord op heeft. Denk aan activiteiten met betrekking tot verander- en stakeholder management, interne en externe communicatie en document management.

#8 Vermijden van fysieke en mentale stress

Het vermijden van fysieke en mentale stress is een groot onderdeel in het behouden van een tevreden en gezond projectteam wat extra uitdagend is nu we vooral op afstand werken. Toch kun je hier als projectmanager iets aan doen. Ten eerste is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen met doelen en realistische deadlines. Betrek je teamleden bij de planning en prioritering. Wanneer een team als geheel betrokken is bij het proces, zijn ze dat ook bij het behalen van de deadline. Ten tweede door het bieden van flexibiliteit. Laat teamleden vrij in de uitvoering van hun werk, stuur op output in plaats van op tijd. Dit vergroot het gevoel van vertrouwen. Ten derde is vitaliteit essentieel. Geef teamleden de tijd om te bewegen, ook tijdens werktijd. Tot slot, zorg dat je goede werkprestaties in ieder geval verbaal beloont. Dit kan een groot verschil maken in hoe teamleden zich betrokken voelen bij het project.

#9 De omarming van T-shaping

Het zogenaamde T-shaping wordt door steeds meer sectoren en bedrijven omarmd. Het concept van medewerkers met een ‘’T-shape’’ is een metafoor. De verticale lijn op de letter T staat voor de diepgaande specialistische vaardigheden en kennis van een persoon. De horizontale lijn daarentegen symboliseert bredere vaardigheden, kennis en interesses op andere gebieden. In de praktijk betekent dit dat medewerkers hun eigen expertise hebben, maar ook kunnen meedenken aan en inspringen bij andere werkzaamheden. Dit kan meerdere voordelen met zich meebrengen. Zo begrijpen collega’s elkaar beter en kunnen ze elkaar sneller helpen. Ook maakt het teams flexibeler omdat collega’s elkaars werkzaamheden bij eventuele uitval makkelijker kunnen oppakken. Daarnaast krijg je als organisatie ook betere medewerkers omdat zij zich voortdurend kunnen en willen ontwikkelen. In de juiste omgeving, en met een goede implementatie, kan T-shaping dus helpen aan verhoogde output en ook meer tevreden werknemers binnen een bedrijf.

#10 Hybride projectmanagement is here to stay

Niet alle veranderingen zijn gelijk en dus is er niet één magische methodiek voor een succesvolle realisatie die altijd past; soms past Scrum, soms past Prince2. En vaak is het nuttig om het beste van beide te gebruiken. Dat is de reden waarom het concept van hybride projectmanagement steeds meer aandacht krijgt en het aantal projectmanagers en Scrum-masters dat meer dan één methodologie combineert toeneemt.
In hybride methodes worden de beheersmaatregelen van meer traditionele methodes, zoals de mijlpalenplanning en business case, gecombineerd met meer agile-technieken, zoals een Kanbanbord, kort-cyclisch werken en prioriteren. Dit leidt tot een gecontroleerde realisatie van de verandering, zonder al te veel aan flexibiliteit in te boeten.

Zie jij deze thema’s ook terug komen in jouw werk of projecten? Onze professionals van IMPROVEN denken graag met je mee hoe jij om kan gaan met de belangrijkste trends van 2022 in jouw omgeving!

Voor meer vragen of informatie over dit onderwerp

+31 6 12 99 95 75 Maarten van Weeghel