ERP Selectie verdient een goed doordacht normenkader

De markt voor ondersteuning van de bedrijfsvoering door IT wordt steeds groter. In hoog tempo is informatie technologie een noodzaak voor organisaties. Maar nog steeds lopen software-implementatieprojecten uit, zijn ze aanzienlijk duurder dan voorzien of mislukken implementaties zelfs doordat de verwachtingen van de organisatie niet overeenstemt met de geboden oplossing van de gekozen softwareleverancier.

Daarnaast kunnen organisaties, door het hoge ontwikkeltempo in de informatie technologie en nog steeds een groot aanbod aan softwareleveranciers, de mogelijkheden niet overzien. Vaak vinden dergelijke problemen hun oorzaak in de “misfits” uit de pakketselectietrajecten. Daarmee neemt het belang om een geschikte softwareleverancier te selecteren sterk toe.

Het hoge aantal uitgelopen en zelfs mislukte softwarepakketimplementaties in het afgelopen decennia is reden genoeg voor het opstellen van een goed normenkader bij het begeleiden van software pakketselectietrajecten. IMPROVEN hanteert al jaren een (eigen) succesvol normenkader voor het vaststellen van de eisen en wensen om het programma van eisen meetbaar te maken en een optimale fit te garanderen.

Het IMPROVEN normenkader

In het IMPROVEN normenkader worden de eisen en wensen van de organisatie bij (ERP) IT selectie vastgesteld en ingedeeld naar verschillende ‘fits’. Dit geeft de klanten van Improven de mogelijkheid om in een latere fase van een IT- selectietraject de beoogde oplossingen en / of leverancier op specifieke gebieden te beoordelen en meetbaar te maken hoe goed zij passen bij de specifiek opgestelde eisen en wensen van de organisatie. Uiteraard is prijs een vanzelfsprekende norm, waarbij ook verwachtingen een belangrijke rol spelen. Immers, naast de kosten van de software en de implementatie zijn er ook nog de kosten van het (interne) beheer en interne uren voor de ondersteuning bij de implementatie.

1. Proces fit

Een ERP implementatie kan radicale organisatorische veranderingen met zich mee brengen. In tegenstelling tot “custom software”(op maat), vereist “packaged software” (standaard) aanpassingen in de bestaande bedrijfsprocessen. De Proces fit is derhalve het eerste criterium voor een normenkader. De consultants van Improven beschrijven de gewenste bedrijfsprocessen in de vorm van use cases aan de hand van workshops en interviews samen met de stakeholders en proceseigenaren. Softwareleveranciers van “packaged software” adviseren vaak procesaanpassingen in plaats van softwareaanpassingen. Dit komt doordat zij menen dat aanpassingen in de software de prestatie en de integriteit van de software in gevaar brengen. Daarnaast vrezen software leveranciers voor moeilijkheden bij onderhoud en toekomstige updates. Het aansluiten van uw gewenste processen op basis van de best practice in de markt is vaak de key tot succes. Zeker als het gaat om SaaS software. In een RFI/RFP fase wordt door Improven zoveel als mogelijk aansluiting gezocht met de gewenste processen van de klant en de best practices van de leverancier. Dit voorkomt radicale software aanpassingen waardoor de kans op implementatiesucces stijgt. Uit onderzoek van (Hong&Kim,2002) blijkt dat als procesaanpassingen laag zijn, er een sterkere relatie is met het implementatiesucces.

2. User fit

De user fit, kunnen en willen de gebruikers met het systeem werken, is het tweede criterium voor het normenkader. Aangezien een succesvolle software implementatie afhankelijk is van de acceptatiegraad bij de gebruikers wordt er door Improven rekening gehouden tijdens de selectie en bij het opstellen van de wensen en eisen van een software pakket dat het bij de bestaande gebruikers past. Als bij de implementatie van uw ERP te weinig focust op de eindgebruiker, dan krijg je te maken met een lage gebruikersacceptatie ervan. Als uw medewerkers het nut van het nieuwe ERP niet inzien, als het hen niet helpt om hun job beter te doen en als het hun taken ingewikkelder maakt i.p.v. eenvoudiger, dan zullen ze het systeem na implementatie weinig efficiënt gebruiken. Houd daarom tijdens de selectie al rekening met aspecten zoals training en opleiding, implementatieondersteuning, beheerinspanningen en het eenvoudig gebruik van het systeem binnen het toekomstige proces.

3. Data fit

De data fit is het derde criterium welke wij toegevoegd hebben aan ons normenkader. In dit onderdeel wordt beoordeeld of de software binnen de gegevensstructuur van de organisatie past. Hierbij gaat het om specifieke data die vastgelegd en uitgewisseld moet worden met behulp van het softwarepakket of moet worden vastgehouden door het IT systeem. Dit wordt met de opkomst van data analyse en data science steeds belangrijker omdat data uit in-, en externe bronnen en bronsystemen steeds vaker wordt gecombineerd voor een 365 graden view.

4. Strategic fit

Een belangrijk aspect bij een selectietraject is de strategische aansluiting tussen de softwareleverancier en de organisatie. Het is zaak dat de leverancier met de software daadwerkelijk kan bijdragen aan, en ondersteunen bij, de strategie van de organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat de leverancier de software door ontwikkelt met de juiste richting en focus en niet “end of life” pakketten aanbiedt. Stel dat een organisatie, in het kader van duurzaamheid, als strategische doelstelling uitsluitend met digitale rapportages wilt werken maar de software uitsluitend pdf rapportages worden geëxporteerd? In deze situatie is er een strategische misfit en past de softwareleverancier op dit punt niet bij de strategische doelstelling van de organisatie. Dit kan tijdens maar ook na de implementatie tot problemen leiden.

5. Technical fit

Met de Technical fit als norm wordt getoetst of de software past in de technische architectuur en infrastructuur van de organisatie. Hierbij wordt bekeken of de technologie van de softwareleverancier bestendig is en mee gaat met toekomstige technologische ontwikkelingen. Tevens dienen criteria over data privacy/bescherming opgenomen en getoetst worden. Deze spelen een steeds belangrijkere rol met name bij de keuze voor een SaaS oplossingen waarbij de data in de cloud staat.

Stel dat een technische architectuur van een organisatie volledig is gebaseerd op SaaS oplossingen. In deze situatie past een softwareleverancier die enkel software-installatie op lokale servers aanbiedt niet bij de organisatie. Het komt daarnaast ook regelmatig voor dat leveranciers een voorgestelde oplossing verkopen als SaaS oplossing maar dit het feitelijk niet is maar bestaande software betreft in een eigen data center waar je dus nog steeds updates in moet doen e.d. Het opnemen van degelijke technische criteria kan dit voorkomen.

6. Vendor fit

De Vendor fit is het zesde criterium. Bij de aanschaf, implementatie en gebruik van een softwarepakket gaan de leverancier en de organisatie een langdurige samenwerking aan. In dit partnerschap is het zaak dat de leverancier past bij de visie en bedrijfscultuur van de organisatie. Zo past de softwareleverancier SAP niet bij de bedrijfscultuur van de ambachtsbakker om de hoek en vice versa. Bijvoorbeeld; een kleine partij heeft bij een kleine software leverancier meer kans dat rekening gehouden wordt met de wensen/eisen van de organisatie omdat dit voor de leverancier ook een belangrijke klant is. Dit laatste is extra belangrijk bij SaaS omdat maatwerk veel minder voorkomt en je vaak alleen configuratie aanpassingen kan doen en je dus afhankelijk bent van het proces waarop de leverancier software aanpassingen identificeert, beoordeelt en doorvoert. De invloed die je op dit proces kan uitoefenen als kleine organisatie kan daarbij doorslaggevend zijn in de keuze voor pakket of leverancier.

7. Duurzaamheid, social return en innovatie als opkomende nieuwe norm

Door innovatie in IT zijn doelen op het gebied van duurzaamheid en social return te verenigen met economische doelen. Echter om als grote en middelgrote organisatie gebruik te kunnen maken van deze en (toekomstige) innovaties, moeten IT-contracten tussen klant en leverancier daartoe ook de mogelijkheid bieden. Het is zinvol om ook hier een norm voor op te stellen waarbij u de toekomstige leverancier toetst in hoeverre zij aan uw duurzaamheid- en/of social return ambities kunnen voldoen. Zo creëer je voordelen voor de organisatie. MVO kan bijdragen aan de merkloyaliteit van consumenten, de geloofwaardigheid van het bedrijf en de betrokkenheid van de eigen medewerkers. Er is sprake van een match wanneer de gekozen MVO-activiteiten duidelijk passen bij de essentie van uw organisatie.

Tot slot

IT,- en ERP Selectie verdient een goed doordacht normenkader. Het hanteren van een gedegen normenkader is een goed (audit)instrument voor het opstellen van wensen en eisen tijdens selectie en beoordeling van een systeem. Dit kan teleurstellingen tijdens en na de implementatie voorkomen. Het opstellen van normen is essentieel om het oerwoud aan leveranciers te kunnen vergelijken met criteria waarover vooraf afspraken zijn gemaakt en die niet alleen van systeem technische aard zijn. Een goed normenkader geeft voldoende richtlijnen over de wijze waarop de software en leveranciers beoordeling kan worden ingericht. Het succes van software selectie en implementatie wordt met behulp van een goed normenkader aanzienlijk vergroot.

Meer weten? Neem contact op met Michel Hoeijmans, managing consultant bij IMPROVEN via michel.hoeijmans@improven.nl of 06 13 36 07 21.