De rechtmatigheidsverantwoording, wat betekent dat voor mijn organisatie?

In de afgelopen jaren heeft het Rijk steeds meer taken en bevoegdheden aan gemeenten overgedragen. Denk aan jeugdzorg, werk en inkomen, zorg en opvoeden en veiligheid. Daar komt de impact van de tijdelijke wet maatregelen COVID-19 voor gemeenten nog bovenop. Het is een feit: gemeenten krijgen steeds meer op hun bordje. Het blijkt – met alle beste bedoelingen en vele inspanningen van velen – een grote en soms bijna onmogelijke uitdaging deze taken naar behoren uit te voeren, laat staan aantoonbaar in control te zijn. Immers, ook op het gebied van interne beheersing komt er meer en meer op gemeenten af en verwachten belanghebbenden als de Rijksoverheid, accountants en burgers nou eenmaal dat gemeenten hun interne beheersing voortdurend op orde hebben.

Een nieuwe eis waar gemeenten op moeten inspelen is dat zij vanaf het boekjaar 2021 zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording dienen op te nemen in de jaarrekening. Dit heeft gevolgen voor de werkwijze in gemeentelijke organisaties en de inrichting van het interne controleapparaat.

Waar begin ik?

Bij betrouwbaar rapporteren over rechtmatigheid draait alles om inzicht. Inzicht in:

• materialiteit van processen
• de opzet en actualiteit van processen en procesbeschrijvingen met passende beheersmaatregelen
• relevante wet en regelgeving
• beheersing van applicaties en kwaliteit van brondata

En bovenal: inzicht in de status van interne beheersing en risico’s op onrechtmatig handelen binnen deze processen! Ofwel de mate waarin uw organisatie ‘in control’ is over haar processen.

Hoe krijgt mijn organisatie het benodigde inzicht?

Freek Vermeulen en Eelco Nijholt, Risk Consultants bij adviesbedrijf Improven, passen integraal risicomanagement toe om dit inzicht te verkrijgen. Hierbij betrekken zij alle drie de ‘lijnen’ uit het ‘Three Lines Model’ van het Instituut van Internal Auditors (IIA) (zie figuur hiernaast). Zo ook bij de Gemeente Zaanstad. Het afgelopen jaar is de interne organisatie van gemeente Zaanstad klaargestoomd om over het boekjaar 2021 een betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording af te geven. De focus lag daarbij op het in kaart brengen van de meest materiële processen en het vastleggen hiervan in de Business Proces Management tool. Samen met de lijn is alle relevante procesinformatie vastgelegd en is de kwaliteit van brondata gecontroleerd, verbeterd en gedocumenteerd. De meeste toegevoegde waarde voor het verkrijgen van het benodigde inzicht in de mate van interne beheersing is het uitvoerig inventariseren van risico’s en huidige beheersmaatregelen met betrekking tot de financiële rechtmatigheid. Daarbij zijn kansen voor procesverbetering vanzelfsprekend meegenomen.

Wat is dan het resultaat?

Het resultaat van deze werkzaamheden vertaalt zich naar een intern controle ‘framework’. Het controle framework is door Freek en Eelco geanalyseerd en indien nodig aangevuld met nieuwe beheersmaatregelen. De lijnorganisatie is tijdens deze exercitie nauw betrokken geweest waardoor het controle systeem kan rekenen op draagvlak bij de uitvoering ervan. De effectiviteit van de door de lijn uitgevoerde beheersmaatregelen wordt op haar beurt weer onafhankelijk getoetst. Dit gebeurt door middel van onafhankelijke kwaliteitscontroles (self assessments) en de Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s) door audit. Het nieuw opgetuigde ‘framework’ biedt de gemeente niet alleen de benodigde handvatten en het inzicht om betrouwbaar te rapporteren via de rechtmatigheidsverantwoording en interactieve dashboards, maar biedt ook inzicht in de algehele mate van interne beheersing van de bedrijfsvoering. Daardoor kan zij sneller inspelen op eventuele risicovolle situaties.

Bent u benieuwd naar de te nemen stappen binnen uw organisatie?

Freek en Eelco denken graag met u mee! Neem gerust eens contact op via:

Freek Vermeulen | T: +31 (0) 6 83100421 | E: freek.vermeulen@improven.nl

Eelco Nijholt | T: +31 (0) 6 23265993 | E: eelco.nijholt@improven.nl

Improven wordt met een 4e plaats overigens uitstekend beoordeeld voor onze riskmanagement dienstverlening door het onafhankelijke onderzoek van Consultancy.nl. Kijk daarvoor eens op:

De beste Risk & Compliance adviesbureaus van Nederland (consultancy.nl)