Vraagstuk

Het Subsidiebureau van een grote gemeente heeft een coördinerende rol
voor de gehele subsidieketen. Nieuwe aanvragen worden hier in
behandeling genomen voordat inhoudelijke beoordeling plaatsvindt,
waaronder een beoordeling op financiële risico’s. Ook ligt hier de
procesregie om de wettelijke besluittermijn, en dreigende overschrijding
daarvan, te bewaken. Het subsidie informatie systeem wordt namens de
keten in samenwerking met ontwikkelaar en I-domein doorontwikkeld.
Om de opgave de dienstverlening aan inwoners en organisaties te
verbeteren is verschuiving van inzet naar andere taken en
verbeterprojecten gewenst.

De vraag aan Improven lag voor of, en zo ja hoeveel, capaciteit vanuit de
operationele uitvoering kan worden vrijgemaakt. Dit kan wanneer de
performance per medewerker voldoende stijgt

Onze aanpak

Om een beeld te vormen van de huidige performance zijn diverse analyses gemaakt. Hiervoor waren nog geen dashboards beschikbaar en daarom zijn deze uit databestanden gegenereerd. Uit de analyses bleek het totale aantal dossiers al jaren vrij stabiel en voorspelbaar maar de performance van medewerkers onderling en over de tijd sterk te verschillen.

Vervolgens werden de invloedsfactoren op de performance bepaald. De grootste invloedsfactor was de disbalans die ontstond door de manier van werk verdelen over medewerkers. Daarnaast was het proces wel duidelijk maar de daadwerkelijke uitvoering en bewerkingstijd verschilde door het ontbreken van standaard werkinstructies. Ook verschilde de mate waarin medewerkers met de verschillende systemen konden werken en verbeterpunten werden niet structureel opgepakt.

Als oplossing is gekozen werk anders te verdelen middels een objectieve verdeelsleutel door een werkverdeler. Hiervoor werden ook de dossiers gecategoriseerd naar bewerkingstijd met een vaste norm. In dialoog met medewerkers zijn standaard werkinstructies ontwikkeld met minder verspillingen in het uitvoerende proces waardoor de bewerkingstijd voorspelbaarder is en naar verwachting per saldo daalt. Middels weekstarts wordt de werkstroom gemonitord en verbeterpunten gemeld en opgepakt. Om alles te realiseren werd een intensieve samenwerking gestart met de collega’s bij de IV organisatie.

Als resultaat kon inzet worden verplaatst en dit is ook gerealiseerd. Ter ondersteuning zijn diverse dashboards ontwikkeld om de werkverdeling, termijn bewaking en performance te kunnen monitoren.

Resultaat

  •  Het subsidiebureau kon door de performanceverhoging van het operationeel proces inzet verplaatsen naar andere taakgebieden.
  • Het subsidiebureau heeft een evenredige en transparante werkverdeling.
  • Het subsidiebureau beschikt over gestandaardiseerde en vastgelegde werkwijze.
  • Het subsidiebureau beschikt over de benodigde dashboards voor monitoring van eigen processen en ketenperformance.
  • Het subsidiebureau is middels weekstarts bezig met continu verbeteren

Voor meer vragen over dit onderwerp

+31 6 20 49 09 82 Andre van Hofwegen