“Uiteindelijk wil je als organisatie de resources beter en slimmer gaan inzetten”

Projecten! Bij veel organisaties is dit een ‘hot-item’. In deze serie interviews komen professionals van organisaties uit diverse branches aan het woord over een pragmatische benadering van projectmanagement en de samenwerking met Improven Projects & Change. We gaan de serie van start met Monique Scheffers, Programmamanager van de Homefashion Group.

Bij Homefashion Group staat de klant centraal

Homefashion Group. Wellicht gaat er bij het lezen van deze naam niet direct bij iedereen een lampje branden, maar dit zal veranderen wanneer je weet dat het gaat over Kwantum, de grootste woondiscounter van Nederland en België. Even wat imposante cijfers op een rij:

• Bij Homefashion Group werken inmiddels meer dan 1.500 medewerkers in 112 filialen, het hoofdkantoor en twee distributiecentra.

• 1 op de 5 vloeren in de Benelux en 1 op de 4 raamdecoratieproducten zijn geleverd door Kwantum

• Iedere week bezoek meer dan 1 miljoen klanten de winkels en/of de webwinkel van Kwantum

En om dit alles te realiseren staat de volgende missie centraal in het dagelijkse doen en denken van de medewerkers van Homefashion Group: Eigentijds wonen bereikbaar maken voor iedereen!

Dit doet Homefashion Group door steeds de laagste prijs te garanderen en de klant centraal te stellen.

Projectmatig inspelen op de veranderende klantwens

Door de veranderende markt en klantwens is Homefashion Group aan het veranderen van een inkoop gedreven naar een klantgericht organisatie. Hiervoor is het nodig om processen te verbeteren en nieuwe diensten en producten in de markt te zetten. Een gedegen projectmatige aanpak speelt hierbij een belangrijke rol, waarbij veel projecten vaak worden gemanaged door professionals uit de organisatie, zoals operations managers, leidinggevenden van supply chain, inkoop, de distributiecentra en HR-professionals, die projectmanagement niet als kerntaak hebben. Voor de beeldvorming: jaarlijks lopen er circa 35 projecten binnen Homefashion Group, die door de directie worden aangemerkt als strategische projecten. En daarnaast lopen er nog op afdelingsniveau natuurlijk ook nog veel grote en kleine projecten.

De Programmamanager aan het woord

Om de realisatie van projectresultaten in goede banen te begeleiden is Monique Scheffers, vanaf juli 2016, de functie gaan bekleden van Programmamanager binnen Homefashion Group. Projectmanagement is voor Monique geen onbekend terrein, wat onder andere samenhangt met de functie van Hoofd Procesoptimalisatie & Kwaliteit, die zij eerder heeft bekleed binnen de Homefashion Group.

Even zakelijk voorstellen: wie ben je en wat doe je?

“Ik ben Monique Scheffers en ik werk vanaf 2009 voor Homefashion Group. Officieel bekleed ik binnen Homefashion Group de functie van Programmamanager, maar eigenlijk dekt de term Projectportfolio Manager de lading beter. Ik ben binnen de organisatie verantwoordelijk voor de coördinatie van de complete projectportfolio en ben daarnaast zelf projectleider van een aantal projecten. Ik begeleid de projectmanagers, waaronder de professionals die projectmanagement er bij doen, hou het overzicht in relatie tot beschikbare resources en bewaak samen met de Directie de samenhang tussen projecten en de strategische organisatiedoelen.”

Waarom heeft Homefashion Group gekozen voor Pragmatisch Projectmanagement als PM-methodiek?

“Als projectmanager heb ik door de jaren heen allerlei projectmanagement-methodieken leren kennen. De ene methodiek voegt waarde toe en de andere niet of minder, wat natuurlijk ook samenhangt met de organisatie en de veranderende omgeving. Op basis hiervan had ik voor mezelf een beeld hoe we dit binnen Homefashion Group het beste konden vormgeven. En toeval of niet, toen kwam ik de methodiek Pragmatisch Project Management van Improven tegen. Dit was vrijwel een 1 op 1 doorvertaling van hoe ik projectmanagement binnen Homefashion Group in gedachten had, gebaseerd op mijn ervaring en visie. Ja, en dan is de keuze niet moeilijk en zijn we in gesprek gegaan met Improven voor de trainingen en de bijpassende begeleiding.

Dit jaar zijn we eerst van start gegaan met het trainen van de directie en het management. Daarna zijn de afgelopen maanden de projectmanagers getraind oftewel de ‘professionals die projectmanagement er naast doen’.”

Hoe wordt binnen Homefashion Group Pragmatisch Projectmanagement ervaren door ‘de professionals die projecten er naast doen’?

“ Na de trainingen kreeg ik eerst opmerkingen te horen zoals ‘Leuk maar dat gaat ons weer extra tijd kosten’. Nu we er daadwerkelijk mee aan slag zijn, zien mensen de toegevoegde waarde van deze benadering van projectmanagement. De projectfasen met de bijbehorende templates zijn eenvoudig en duidelijk en het samenspel met de projecteigenaar en andere stakeholders is helder. Los hiervan zien de projectmanagers ook het gemak, zeker wanneer ze projecten vanaf het begin in één keer goed doen.

Een ander voordeel zie ik vanuit mijn rol als Projectportfolio Manager. Wanneer iedereen dezelfde methode hanteert, draagt dit bij aan het spreken van dezelfde taal binnen de organisatie, van de werkvloer tot aan de directiekamer. Ook hebben we nu een duidelijk beeld van de lopende en aankomende projecten, in combinatie met de benodigde resources. Hierdoor creëren we nu proactief overzicht voor de projectmanagers, zodat zij weten wat hun het komende jaar te wachten staat. Het gevolg hiervan is dat projectmatig werken steeds meer verankerd wordt in het dagelijkse doen en laten. De managers hebben hun bord meer dan vol, alleen weten zij nu ook welke projecten er aan komen en wat er van hun verwacht wordt, zodat ze de projecten rondom kun dagelijkse werk kunnen organiseren. Dit in tegenstelling tot het verleden, waarbij projecten ‘over de schutting’ kwamen en er even snel bij werden gedaan met alle minder positieve gevolgen van dien.”

Wat is voor Homefashion Group de toegevoegde waarde van Pragmatisch Projectmanagement in relatie tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen?

“Het uiteindelijke doel is dat projecten efficiënter en effectiever verlopen. Dit continue gekoppeld aan de vraag: is het slim wat we doen? “

Vanuit effectiviteit en in combinatie met projectportfolio management gaat het dan bijvoorbeeld over de go & no-go momenten oftewel “gaan we door met een project of niet?”. Deze en andere vragen worden iedere maand besproken met de directieleden, die in deze fungeren als projecteigenaren. Dit noemen we de “drumbeat”. Het voordeel is dat je als organisatie scherp in het vizier houdt waar je mee bezig bent en dat je niet met de verkeerde dingen doorgaat.”

Binnen Pragmatisch projectmanagement is, in relatie tot besluitvorming en betrokkenheid, een belangrijke rol weggelegd voor de projecteigenaren. Hoe wordt hier binnen de Homefashion Group invulling aan gegeven?

“Binnen Homefashion Group is de projecteigenaar altijd een lid van het directieteam. Daarnaast staat het portfolio aan projecten maandelijks op de agenda van het DT-overleg, inclusief de besluitvorming. Dit volgens de drumbeat, die voortkomt uit de Pragmatisch Projectmanagement-methodiek. Ik schuif vanuit mijn rol bij deze overleggen aan en neem het DT mee in de ontwikkelingen.

Het maandelijkse vaste ritme draagt op alle niveaus bij aan gedragenheid voor deze benadering van projectmanagement. Voor sommige projecten worden overigens wel aparte stuurgroepen ingericht. Dit is echter beperkt, want anders krijg je een wildgroei aan stuurgroepen en dat willen we voorkomen.

De directie ziet in ieder geval steeds meer het belang van een pragmatische inrichting van projectmanagement binnen de organisatie en je ziet ook dat zij individueel hun rol pakken en op de zeepkist gaan staan wanneer het nodig is. Dit niet omdat het een ‘moetje’ is, maar gewoon omdat zij op dit gebied het voortouw willen nemen.”

Wat zijn de lessons learned, wanneer het gaat over het de uitrol van Pragmatisch Projectmanagement binnen Home Fashion Group?

“De trainingen voor de projecteigenaren (sponsoren) en de ‘professionals die projectmanagement er naast doen’, hebben erg geholpen om de methodiek onder de aandacht te brengen en bewustwording te creëren. Denk bij dit laatste niet alleen aan de methode maar bijvoorbeeld binnen de directie ook aan de samenhang tussen projecten en resources (capaciteit) en de relatie met de organisatie-doelstellingen. Door uit te gaan van een standaardmethode wordt ook duidelijk wat van iedereen wordt verwacht.

We zijn echter net begonnen en moeten nog ervaring op doen. Het is een kwestie van door-ontwikkelen en borgen. We gaan ook nog stappen maken om te verankeren dat dit de nieuwe manier is van hoe wij binnen Homefashion Group om gaan met projectmanagement. Een onderdeel daarvan is dat we aan de slag willen gaan met on-boarding van nieuwe collega’s, zodat zij deze manier van projectmanagement direct vanaf het moment van indiensttreding meekrijgen.

Wat we nu ook meer en beter doen dan vroeger is het kijken naar de match tussen het project en de skills/kwaliteiten van de beoogde projectmanager. Dus niet meer ad hoc omdat iemand bijvoorbeeld een training heeft gevolgd of toevallig tijd heeft. Uiteindelijk wil je immers als organisatie de resources beter en slimmer gaan inzetten, wat invloed heeft op het eindresultaat en ook bijdraagt aan het werkplezier van de betreffende projectmanager.

Daarnaast hebben we besloten is dat we intern willen bouwen aan kennis en borging op het gebied van projectmanagement en processen. We willen dit binnen de organisatie opbouwen en behouden en minder snel externe projectmanagers gaan aanstellen. Wat we hebben gemerkt is dat we intern veel kwaliteit hebben om onze projecten tot een goed einde te brengen en dit scheelt ten opzichte van de inzet van externe projectmanagers weer inwerktijd en het weglekken van kennis, nadat een project is afgerond.”

Wat zijn vanuit jouw rol de tips wanneer het gaat over het toepassen pragmatisch projectmanagement?

“Mijn tip zou zijn om binnen de methode te kijken naar de mogelijkheid meer te differentiëren wanneer het gaat over de rol van projectmanager. Wat je nu net als bij veel andere methodes ziet, is dat er een projectmanager wordt aangesteld voor het totale project. Bij projecten in de praktijk komt het echter geregeld voor dat er collega’s zijn die het project optuigen (tactisch), opstarten en aanjagen en hier heel goed in zijn. Daarna komt er een projectmanager die meer gericht is op beheer en het operationele aspect. Kortom, je zou hier rekening mee kunnen houden qua rollen (tactisch en operationeel).”

Zijn we nog iets vergeten?

“Nee, volgens mij niet. Ik ben enthousiast. De training is interactief, veel afwisseling en de mensen worden betrokken. En de methode past gewoon goed bij Homefashion Group. Pragmatisch, efficiënt en effectief.”

Dit interview is afgenomen door Richard van der Lee, Senior Consultant Projects & Change bij Improven, veel gelezen blogger op diverse platforms en daarnaast (co)-auteur en initiator van meerder managementboeken over onder leiderschap, organisatieverandering en talentontwikkeling. Los hiervan faciliteert hij, namens Improven, organisaties bij het oplossen van complexe vraagstukken met behulp van serious gaming-workshops. Hij doet dit vanuit zijn rol als Certified Facilitator LEGO® SERIOUS PLAY.