De financiële functie in tijden van Corona

Van zelfontwikkelde robots, interactieve dashboards en datagedreven procesverbetering tot aan locatieonafhankelijk werken, de financiële functie is volop in beweging. En Covid-19 heeft hier nou niet bepaald een rem op gezet. Aan het woord Lorentz Perdon, Finance-IT consultant bij Improven, over de turbulentie en impact van Corona op de financiële functie.

“Als gevolg van corona worden organisatiebreed veel activiteiten verricht vanuit huis. Ook voor de finance functie is thuiswerken de norm. Immers, voor zaken als boekhouding en financiële analyses hoef je niet in de fabriek of winkel te staan. Het werk kán op afstand, dus dat proberen we goedschiks en kwaadschiks te organiseren. Echter, in deze tijden is het juist ook ontzettend merkbaar dat verbondenheid, harmonie, transparantie en zichtbaarheid voor finance bijzonder belangrijk zijn.

In het pré-corona tijdperk verliep een groot deel van de boekhouding en de maandafsluiting nog op locatie. Door de strakke deadlines en doorgaans beperkte resources rond maandeinde ging de voorkeur van finance managers uit naar fysieke aanwezigheid en directe bijsturing op de werkvloer. Er werd veelal kort op de bal gespeeld.

De door corona gedwongen transitie naar een maandafsluiting vanuit huis had impact. Voor de één was het een laatste zet om volledig op afstand te werken, voor vele anderen betrof het een onvoorziene verandering. De druk op de bestaande processen en systemen is logischerwijs toegenomen en niet altijd bleken ze hiertegen bestand. Gelukkig zijn moderne toepassingen ruimschoots aanwezig om de transitie naar een toekomstbestendige financiële functie vorm te geven”, stelt Perdon.

Om klanten hiermee op weg te helpen, werkt Improven samen met toonaangevende technologiepartners. Eén van deze partners is BlackLine, een Robotic Process Automation (RPA) platform voor het standaardiseren en automatiseren van financiële en boekhoudkundige processen, inclusief de compliance eromheen.

De stap naar een moderne financiële functie

“Traditionele boekhoud- en maandeinde processen leunen sterk op het gebruik van spreadsheets. Geavanceerde spreadsheets worden gebruikt voor balansonderbouwingen, het reconciliëren van transacties en het aansturen van maandeinde activiteiten. Voor kleine organisaties kan dit prima werken, echter blijft het onderhoudsintensief en raakt informatie al snel gefragmenteerd. Een element wordt makkelijk over het hoofd gezien en een fout is snel gemaakt. Dit soort taferelen kunnen leiden tot verassingen tijdens de jaarrekeningcontrole en tot veel additioneel werk”, aldus Perdon.

“Organisaties die de stap willen maken naar een moderne financiële functie, zijn vaak op zoek naar een innovatieve oplossing die de plaats inneemt van de talloze spreadsheats. Daar komt bij dat door corona zichtbaarheid en transparantie nóg belangrijker is geworden nu niet iedereen meer op kantoor werkt. Een logische eerste stap die u kunt zetten is het onderbrengen van alle maandeinde-activiteiten op één centrale plek. Met vaak een geringe inspanning kan als het ware een commandocentrum worden opgezet voor het aftekenen en monitoren van activiteiten. Op deze manier behoudt het management het overzicht wie welke handelingen wanneer doet, en blijft het op elk moment inzichtelijk waar men staat in het proces.

Moderne toepassingen kunnen veel operationeel werk uit handen nemen en stellen organisaties in staat te focussen op de uitzonderingen. Hiervoor wordt vaak gekeken naar RPA-oplossingen en SaaS-producten. De implementatie van dergelijke toepassingen is vaak omvangrijk en kan veel impact hebben op bestaande werkwijzen. Om klanten hierop zo goed mogelijk voor te bereiden hanteert Improven een hybride implementatieaanpak, die gericht is op natuurlijke kennisoverdracht. Dit houdt in dat toekomstige key-users onderdeel uitmaken van het implementatieteam. Middels coaching en training kunnen zij gaandeweg een steeds groter deel van de implementatieactiviteiten zelfstandig oppakken. Niet geheel onbelangrijk, corona heeft uitgewezen dat deze aanpak ook op afstand uitstekend werkt”.

Aan de hand van deze aanpak heeft Improven met diverse klanten succesvol het proces van balansonderbouwingen op de schop genomen. Balansrekeningen die voldoen aan vooraf gestelde criteria worden door BlackLine automatisch verklaard. De balansrekeningen die er buiten vallen worden vervolgens toegewezen aan de juiste personen of teams, die de onderbouwing via templates op een uniforme manier kan vastleggen.

Financiële oplossingen, waaronder BlackLine, zijn vaak een add-on op het ERP-systeem. Ondanks dat ERP-oplossingen best volwassen zijn, zijn ze niet specifiek ontworpen voor boekhoudkundige processen. “ERP’s are not built for everything” is iets wat wij vaak horen én ervaren in de praktijk. Mede omdat niet alle ERP-oplossingen functionaliteit bieden rondom de totstandkoming van handmatige journaalboekingen, zien wij een toenemende vraag naar mogelijkheden om meer grip te krijgen op handmatige boekingen. Moderne oplossingen spelen hier handig op in met functionaliteit voor het vastleggen van alle handelingen, met automatische controles op ingevoerde gegevens en een workflow voor goedkeuring en review.

Ook de detailhandel en financiële instellingen lopen geregeld tegen de grenzen aan van ERP-oplossingen. Deze organisaties verwerken een hoog volume aan transacties. ERP-oplossingen bieden functionaliteit om transacties, zoals een factuur met een betaling, te reconciliëren. Echter, de meeste ERP-oplossingen schieten tekort zodra de behoefte complexer wordt. Organisaties met bijvoorbeeld een apart inkoopsysteem moeten vaak handmatige handelingen uitvoeren om orders, factureren en betalingen te reconciliëren. Ook hier spelen moderne oplossingen op in, die aan de hand van business rules meerdere bronnen automatisch kunnen reconciliëren.

Bovenstaande voorbeelden zijn slechts een kleine greep uit de wijde wereld van mogelijkheden in de financiële functie. De verwachting is dat corona zal zorgen voor een toenemende vraag en noodzaak naar nieuwe innovatieve mogelijkheden. Bereid uw organisatie hier alvast op voor door te beginnen bij het inventariseren van knelpunten in de huidige processen en systemen. Vervolgens is het zaak uit te stippelen welke moderne oplossingen bijdragen aan een toekomstbestendige financiële functie.

Meer informatie

Meer weten over de toepassing van moderne oplossingen binnen de financiële functie? Neem contact op met Lorentz Perdon, via +31 (0)6 57 09 25 05 of lorentz.perdon@improven.nl.