De Nationale ombudsman

is een onafhankelijke en onpartijdige instantie die klachten behandelt over bijna alle overheidsinstanties. Het instituut Nationale ombudsman bestaat sinds 1982 en is een Hoog College van Staat.

Voor de komende jaren heeft de Nationale ombudsman zichzelf belangrijke strategische doelen gesteld waarvoor meerdere succesbepalende factoren zijn benoemd. Belangrijk in het kader van dit project waren onder andere de succesfactoren: “Basis en werkprocessen op orde, integraal werkende medewerkers met eigenaarschap en een wendbare organisatie”.

Het doel van deze opdracht was om de HR-dienstverlening binnen de Nationale ombudsman te verbeteren, door middel van het ondersteunen bij het creëren van bewustzijn en draagvlak met betrekking tot het vastleggen, actualiseren en optimaliseren van HR-werkprocessen. Dit door de HR-organisatie hierin te adviseren, faciliteren en aan te jagen. Het project is september 2019 gestart en in februari 2020 afgerond.

De gekozen aanpak is aan de hand van pragmatisch project management. Allereerst zijn het probleem en de oplosrichtingen helder beschreven (initiatie- en onderzoeksfase) en op basis hiervan is een projectplan opgesteld (definitiefase).

Onze aanpak

De gekozen aanpak is aan de hand van pragmatisch project management. Allereerst zijn het probleem en de oplosrichtingen helder beschreven (initiatie- en onderzoeksfase) en op basis hiervan is een projectplan opgesteld (definitiefase). Vervolgens werden op basis van een mijlpalenplanning de resultaten gerealiseerd (realisatiefase) waarna deze tot slot werden overgedragen aan de organisatie (afrondingsfase).

Dorien Sanders (Hoofd Bestuursbureau) was gedurende dit project de opdrachtgever vanuit de Nationale ombudsman wat inhield dat ze een visie had op de doelstelling en oplossing en decharge gaf op (tussen)producten. Het projectteam bestond uit HR-adviseur en -ondersteuners die volgens planning deliverables en documentatie opleverden en, indien nodig, issues escaleerden naar de projectleider. Vanuit Improven werd de rol van projectleider en tactisch adviseur ingevuld door Willem-Jan Vos. Hij adviseerde, faciliteerde en joeg aan en had de dagelijkse leiding over het project. Tot slot vervulde André van Hofwegen van Improven, de rol van strategisch adviseur. Hij zorgde voor kwaliteitsbeheersing en voor de organisatie en facilitatie van workshops.

Resultaat

Bij de aanvang van het project hebben diverse verkennende interviews en workshops plaatsgevonden. Nadien zijn verschillende interventies in relatie tot de HR-dienstverlening en HR-werkprocessen benoemd, die hebben geleid tot onder andere de volgende projectresultaten:

  • Heldere HR kaders: duidelijkheid waar HR voor staat, verantwoordelijk voor is en doet;
  • Ontsluiting van prestaties, beter plannen en organiseren
  • Zicht op het verloop en verbetering van de voorspelbaarheid en transparantie van HR-werkprocessen;
  • Optimalisatie overlegstructuur;
  • Uniformering, standaardisering en automatisering van HR-werkzaamheden.
Projectmanagement Organizational Fitness Processen HR IT

Voor meer vragen over dit onderwerp

+31 6 51 65 91 56 eric pieterse