Waterschap Hunze & Aa’s

Waterschap Hunze en Aa’s houdt zich dagelijks bezig met het water in Noordoost-Groningen en Noordoost-Drenthe. Hunze en Aa’s zorgt voor schoon en voldoende water in kanaal, meer of sloot. Voor sterke dijken, die beschermen tegen overstromingen. En voor waterwegen die goed bevaarbaar zijn. Daarbij wordt rekening gehouden met de verschillende belangen van natuur, landbouw en recreatie, binnen haar verzorgingsgebied. Het waterschap Hunze en Aa’s heeft ca. 340 medewerkers. Deze zijn werkzaam in het hoofdkantoor en laboratorium in Veendam en op diverse buitenlocaties. Het waterschap Hunze en Aa’s heeft is georganiseerd in vier afdelingen, namelijk;

  • Schoonwater (SW),
  • Veilig en Voldoende Water (VVW),
  • Personeel, Financiën en Bedrijfsvoering (PFB) en
  • Beleid, Projecten en Laboratorium (BPL).

Enkele kerncijfers van Hunze en Aa’s:

  • Begroting 2020 : € 93 miljoen
  • Oppervlakte : 213.000 hectare
  • Inwoners : 424.000
  • Lengte zeedijk : 28 kilometer
  • Kanaaldijken : 795 kilometer
  • Lengte kanalen en sloten : 3.525 kilometer
  • Gemalen : 252
  • Stuwen : 1.628
  • Sluizen : 47
  • Rioolwaterzuiveringen : 13

Vraagstuk

Hunze & Aa’s heeft een gedateerd financieel systeem on-premise draaien en wil graag de stap maken naar een up-to-date transactioneel systeem voor een professionele, projectgerichte en budgetgestuurde organisatie. Dit nieuwe systeem moet passen binnen het huidige IT landschap (infrastructuur en applicaties) en een migratie naar de cloud ondersteunen. Uiteraard moet het zoveel mogelijk aansluiten bij de wensen van de verschillende gebruikersgroepen en een effectiever en efficiënter financieel systeem opleveren. Hiertoe zal Hunze & Aa’s een aanbesteding moeten doen, volgens de regels van een Europese aanbesteding.

Hunze & Aa’s heeft Improven gevraagd om te ondersteunen bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, het bewaken van de planning en het bepalen van de aanbestedingsstrategie. Dit alles in samenwerking met de project manager, die verantwoordelijk wordt voor de implementatie van het nieuwe financiële systeem.

Onze aanpak

De door ons voorgestelde aanpak kent 3 hoofdstappen, zie hieronder in figuur 1, inclusief planning in de tijd. Deze zal hieronder verder uitgewerkt worden.

Figuur 1. Door ons voorgestelde aanpak in fasen.

1. Inhoudelijke voorbereiding & opstellen aanbesteding

Deze fase omvat een startgesprek met de opdrachtgever, incl. doornemen en afstemmen verwachtingen en aanpak. Ook het bepalen van de verschillende stakeholders van het nieuwe systeem en de daaruit voortvloeiende projectgroepen en -deelnemers worden bepaald. Het aanbestedingstraject wordt gepland in de tijd, waarbij gekeken wordt naar de beschikbaarheid van de projectdeelnemers en de verplichtingen ten opzichte van het wettelijke aanbestedingstraject. Voorts worden in verschillende projectgroepen de Use Cases opgesteld, het programma van eisen en wensen vastgesteld, de planning en ook een risicoanalyse wordt uitgevoerd. Dit alles wordt vastgelegd in de aanbestedingsleidraad.

2. Plaatsen van aanbesteding, nota van inlichtingen en inschrijvingen
De definitieve aanbestedingsleidraad wordt gepubliceerd op het voor Hunze & Aa’s relevante aanbestedingssysteem (CTM), waarna geïnteresseerden de tijd krijgen om vragen hierover te stellen via de nota van inlichtingen. Na de officiële termijn voor het stellen van vragen wordt, wordt tijd gegund voor het indienen van de inschrijvingen. Deze planning wordt bewaakt en na de deadline worden de inschrijvingen gedeeld met de projectleden.

3. Selectie & weging, demo’s en gunning

De inschrijvingen worden voorts doorgenomen en individueel beoordeeld en gewogen op basis van de onderdelen, waar hij/zij verantwoordelijk voor is (bijv. Use Cases per projectgroep). Hierna worden er beoordelingssessies opgezet, om tot een gezamenlijk oordeel te kunnen komen met relevante onderbouwing. Op basis van de gezamenlijke scores wordt bepaald wie er wel/niet uitgenodigd zal worden voor een demonstratiesessie en bijbehorend interview. Op basis van de totale beoordeling van de aanbieder, zal voorts een voornemen tot gunning uitgeschreven worden. Met in achtneming van de wettelijke termijn voor bezwaar, kan vervolgens overgegaan worden tot definitieve gunning voor het nieuwe financiële systeem.

Resultaat

Boskalis heeft in een relatief korte periode een nieuw poolplanning systeem geselecteerd. Het selectie traject kende de volgende resultaten:

  • Een System Requirements Analysis (SRA), gebaseerd op de gewenste processen en oplossingen voor de huidige knelpunten vanuit een procesanalyse. De SRA bevat naast de functionele, ook de technische en beveiligingsaspecten voor de selectie, zoals afgestemd met deinformatie architecten van Boskalis IT.
  • demo scripts op basis van de SRA en gewenste processen met afstemming met de key-users
  • RFP en SRA antwoorden-overzicht inclusief initiële prijsvergelijking.
  • Scripts voor een proof of concept
  • De eindrapportage met verantwoording van de definitieve keuze en advies voor het vervolg traject