Een dag uit het leven van drie Young Improven consultants

Matthijs Bennemeer, Nina Wieringa en Andjnie Patti werken bij adviesbedrijf Improven als Young Improven consultant. Ze blikken terug op de afgelopen maanden en beschrijven een dag uit hun werkende leven bij diverse opdrachtgevers.

Matthijs Bennemeer werkt sinds september dit jaar als junior project manager bij Merem Medische Revalidatie in Hilversum. Merem biedt medisch specialistische (long)revalidatie aan kinderen, jongeren en volwassenen door de inzet van gedreven zorgprofessionals. Samen met collega Ivo Heijtel, consultant bij Improven, brengt Matthijs de ideale Customer Journey, de reis van medewerkers en cliënten, in kaart zodat Merem beter kan inspelen op de communicatiebehoefte.

Voor dit project maakt Matthijs gebruik van de door Improven ontwikkelde Pragmatisch Project Management (PPM)-methodiek, die een combinatie is tussen de watervalmethode en het kort-cyclisch werken, ook wel een agile benadering. Concreet houdt dit voor het project in dat Matthijs met zijn projectteam naar een vastgesteld doel toewerkt en de voortgang hiervoor wekelijks, kort-cyclisch, bespreekt met het projectteam van Merem. Nadien worden de vervolgstappen in het traject bepaald.

Deze methode helpt Matthijs, zoals hij zelf zegt, “om binnen de beoogde tijd en budget het gewenste resultaat te leveren”. Omdat alle projectmanagers binnen Merem zijn overgegaan op de Improven Way of Working (met PPM), is de organisatie projectmatig, wend- en voorspelbaarder geworden.

De medewerkers- en cliëntinzichten vormen de basis voor de totstandkoming van het verbetervoorstel. Wanneer deze fase is afgerond, volgt het implementatieplan en uiteraard de werkelijke implementatie. “In de zorg wordt ontzettend hard gewerkt. Het is mooi om een bijdrage te kunnen leveren aan deze mensen én de cliënten.”

De opdrachtgever, Marleen van Toorn, Marketing & Communicatie Manager, is zeer tevreden met beide heren van Improven omdat op een professionele en projectmatige manier naar een gedegen resultaat wordt toegewerkt. “Het meedenken met de oplossingsrichting om de tevreden- en betrokkenheid van medewerkers en cliënten te verbeteren is waar ik ’s ochtend mijn bed voor uitkom”, aldus Matthijs, die toevoegt dat de praktijk bovendien de beste leermeester is.

Een warm bad

Sinds oktober dit jaar werkt Nina Wieringa als Young Improven consultant voor Improven. “De eerste twee weken bij Improven waren als een warm bad. Ik heb goed kennis kunnen maken met mijn collega’s op het kantoor in Utrecht”. Vervolgens mocht Nina gelijk op opdracht bij het ministerie van Buitenlandse zaken (BZ) in Den Haag. BZ maakt Nederland veiliger en welvarender en zet zich in voor een eerlijke en duurzame wereld.

Nina werkt als PMO’er op de afdeling informatievoorziening voor twee projectmanagers. Haar eerste opdracht behelst een complex IT-project. Op dit moment is BZ bezig met een groot BI-migratietraject. Voor dit traject vervult Nina voornamelijk een rol op het gebied van externe communicatie. Voor Nina is met name dit project erg uitdagend. “Met mijn change management-achtergrond is het IT- cq BI-wereldje compleet nieuw voor mij, wat het uitdagend en leerzaam maakt”.

Het tweede project omvat het digitaal optimaliseren van dienstaanvragen binnen het ministerie. Zo wil men alle activiteiten die nodig zijn om een diplomaat uit te zenden naar het buitenland vatten in een digitaal proces. Dat wordt eerst in kaart gebracht middels een klantreis. Gedurende dit project is Nina een sparringpartner voor haar projectmanager en houdt zij zich onder andere bezig met het reviewen van plannen, het maken van budgetten en het verzorgen van de communicatie richting de stakeholders. “De uitdaging van het project ligt in het samenbrengen van de verschillende visies binnen BZ.”

Voordat Nina bij Improven begon, werkte ze voornamelijk voor commerciële organisaties. “In eerste instantie had ik mijn bedenkingen bij de fit tussen overheidsorganisaties en mijn eigen profiel. Maar na anderhalve maand op het departement is mijn vooroordeel over de overheid compleet weggenomen.” Zo ervoer Nina dat het Ministerie van Buitenlandse zaken heel dynamisch is. Twee projecten tegelijkertijd kunnen veel hectiek met zich meebrengen. Hierbij vindt ze gelukkig ondersteuning bij haar meer ervaren Improven-collega’s.

Maatschappelijke impact

Andjnie Patti, een Young Improven consultant van de eerste lichting, is momenteel werkzaam als Interface manager bij Royal Schiphol Group. Royal Schiphol Group is de eigenaar en exploitant van onder andere Amsterdam Airport Schiphol en heeft een belangrijke maatschappelijke opdracht, namelijk waarde creëren voor de samenleving en de economie.

Door de blijvende groei van reizigers op Schiphol de afgelopen jaren, hebben de proceslocaties van doelgroepen, wegen en infrastructuur aan de landzijde van Schiphol Centrum hun maximale capaciteit bereikt. Dit brengt heel wat uitdagingen voor de bereikbaarheid met zich mee. Zodoende is het programma ‘SLIM-Integrated’ ontstaan. SLIM staat voor Schiphol Landside Infrastructure and Mobility en heeft als doel de bereikbaarheid van Schiphol Centrum te borgen op strategisch en tactisch niveau.

In haar rol als Interface Manager van dit programma houdt Andjnie zich bezig met de onderlinge cohesie, de bewaking, coördinatie en afstemming van de diverse projecten. Daarnaast rapporteert ze aan de programmamanager en de directeur over de lopende projecten die invloed kunnen hebben op de doelstelling van het programma. Deze informatie zorgt ervoor dat projecten beter op elkaar aansluiten en leidt tot het initiëren van nieuwe maatregelen.

De uitdagingen bij dit programma zijn volgens Andjnie het overzicht bewaken en gelijktijdig de inhoud induiken, informatie verzamelen en ervoor zorgen dat de juiste projectmanagers tijdig met elkaar aligned zijn. De APEF-trainingen uit het opleidingsprogramma van Young Improven komen Andjnie goed van pas. Tijdens deze trainingen staan adviesvaardigheden (A) en persoonlijke effectiviteit (PEF) centraal. Deze consultancy skills hebben haar onder andere geholpen goed om te gaan met weerstand en een steviger gesprekspartner te zijn voor het management van Schiphol.

“Het leuke aan dit project is dat ik in mijn rol de organisatie heel goed leer kennen en dat ik op strategisch en tactisch niveau mag mee denken”. Daarnaast voelt Andjnie zich zeer voldaan wanneer ze uit een gesprek de belangrijkste raakvlakken met andere projecten heeft kunnen halen, waar nog niemand aan heeft gedacht. Elke week gaat Andjnie van start met de vraag “welke belangrijke raakvlakken zal ik deze week gaan ontdekken?”.