emotional-intelligence-the-key-to-successful-project-management

In addition to professional knowledge and the ability to structure complex problems, good project managers must also have emotional intelligence. Jorn Cnossen, an experienced project manager, explains why having high emotional intelligence is essential for leading programs and projects.

De tijd dat projectmanagers succesvol kunnen zijn door enkel en alleen te sturen op planning, budget en scope (duivelsdriehoek) ligt ver achter ons. Uit diverse onderzoeken blijkt namelijk dat de mate waarin projectmanagers kunnen omgaan met de emoties van zijn/haar stakeholders én van zichzelf, cruciaal zijn voor het functioneren van een het projectteam. Aangezien alleen een goed functionerend team goede resultaten kan opleveren, is het hebben van een hoog emotionele intelligentie (EQ) cruciaal voor projectmanagers.

Rol van de projectmanager

De projectmanager moet zich bewust zijn van alle onderstromen in het team: Hoe zit iedereen in de wedstrijd? Wat zijn hun drijfveren? Zijn er redenen waarom teamleden niet optimaal kunnen functioneren? Welk effect heeft de projectmanager en zijn leiderschap op anderen binnen het team of project? En hoe kan de projectmanager een rol spelen in het wegnemen van deze belemmeringen?

Kortom: een projectmanager moet zich gaan verdiepen in mensen, emoties en bovenal zichzelf.

Het werkveld van een projectmanager wordt hierdoor méér en méér een web van (menselijke) interacties. De projecteigenaar/opdrachtgever en de projectmanager dienen hierdoor een integrale aanpak te gebruiken om stakeholders/teamleden binnen het project mee te krijgen. Om dit te verwezenlijken is het van belang voor zowel de opdrachtgever als de projectmanager om zich bewust te zijn van zijn/haar gedrag en wat dit gedrag bij andere mensen teweegbrengt.

Wat is emotionele intelligentie?

EQ betekent emotionele intelligentie. EQ is het vermogen van een persoon om emoties van zichzelf en die van andere individuen waar te nemen, te interpreteren en te reguleren. Ten opzichte van IQ (cognitieve intelligentie) verwijst EQ naar interpersoonlijke (eigen emoties) versus intrapersoonlijke (omgang met anderen) vaardigheden.

Hoe kunnen projectmanagers EQ inzetten tijdens hun projecten? Het leven van een projectmanager gaat niet altijd over rozen. Ze zijn verantwoordelijk voor budget, scope, deadlines, daadkracht, heldere communicatie richting stakeholders en een projectteam dat tevreden en gemotiveerd moet blijven. Het vergt veel inspanning en vaardigheid om al deze bouwstenen op een samenhangende manier te laten samensmelten.

Emotionele intelligence (EQ) kan worden gezien als het geheime wapen om dit voor elkaar te boksen. Vijf handvatten om EQ in te zetten in een bewegende projectomgeving:

1: Wees zelfbewust
Zelfbewustzijn is het vermogen om eigen emoties te herkennen en te begrijpen, inclusief de sterke en zwakke kanten van de persoonlijke emoties. De eerste stap is om de individuele emoties te identificeren, en ook hoe deze het uitvoeringsproces in het project beïnvloeden. Dit vereist een grote mate van zelfreflectie en zelfkennis, wat kan leiden tot persoonlijke, ongemakkelijke of confronterende conclusies.

Een hoge mate van zelfreflectie is echter van belang om na te gaan welke impact of invloed het individuele gedrag heeft ten opzichte van de andere projectleden. Want om anderen te kunnen bewegen, moet je zelf bewogen zijn.

2: Wees sociaal bewust
Sociaal bewustzijn is het vermogen om groepsdynamiek te beoordelen, emotionele signalen van andere personen te signaleren en duurzame relaties op te bouwen. Wanneer een projectmanager beter op de hoogte is van zijn eigen emoties, is de volgende stap om het empathisch vermogen van andere persoonlijkheden te vergroten.

Deze stap vraagt om het vermogen om emoties en gedrag van anderen binnen de projectomgeving te herkennen en hiernaar te handelen. Dit impliceert de non-verbale en verbale communicatie afgestemd op de ‘ontvanger’.

3: Doe aan zelfmanagement
Zelfmanagement is het vermogen om eigen emoties te herkennen en erkennen, impulsiviteit te reguleren en jezelf aan te passen in veranderende projectomgevingen (adaptief vermogen). Door op alle bovengenoemde punten jezelf ‘in control’ te houden wordt rust gecreëerd en overgebracht in de projectomgeving.

Door vroege signalering van zowel individuele als collectieve emoties, welke spelen in de projectomgeving, kan noodzakelijk en rechtvaardig worden gemanaged om interne en externe stakeholders gemotiveerd te houden. Vooroordelen dienen hier te allen tijde zien te worden voorkomen. Middels oordelen over een ander zie je niet de ander, maar vooral jezelf. Stel je daarom open voor anderen.

4: Investeer in relatiemanagement
Relatiemanagement vraagt om het vermogen om effectief te communiceren, anderen positief te motiveren/beïnvloeden en conflicten constructief op te lossen. Hierin is de manier van oplossen van conflicten essentieel. Ga als projectmanager conflicten niet uit de weg, maar los ze constructief en samen met ‘de andere kant van de tafel’ op. Hiermee creëer je eensgezindheid, duurzame relaties en een high performance (gemotiveerd) team.

Ook komt dit de relaties met de stakeholders binnen de projecten ten goede en motiveert het om betere projectresultaten te behalen.

5: Pas actuele leiderschapsstijlen toe
Leiderschapsstijlen zijn eeuwen oud. Moderne leiders komen steeds meer voor veranderlijke werkomgevingen met verschillende typen mensen te staan. De leiderschapsstijlen die hiermee samengaan dienen deze veranderlijke en uiteenlopende persoonlijkheden anno 2024 goed te ‘managen’.

De ‘nieuwe’ leiderschapsstijlen die hier een mouw aan passen zijn: adaptief leiderschap, transformationeel leiderschap en dienend leiderschap.

Adaptief leiderschap. Deze stijl van leidinggeven benadrukt de flexibiliteit en het vermogen om je aan te passen aan een steeds veranderende omgeving. Leiders passen hun aanpak aan op basis van de situatie en nemen beslissingen op basis van actuele informatie. Omgevingen veranderen steeds sneller en vragen om het vermogen van flexibiliteit in leiderschap, zeker bij projectmanagers.

Transformationeel leiderschap. Dit type leiderschap richt zich op het inspireren van medewerkers/projectleden, het stellen van visies en doelen en het aanmoedigen van innovatie en verandering binnen organisaties/projecten. Anno 2023 is deze leiderschapsstijl een pre in steeds sneller veranderende omgevingen. Snelle aanpassingen zijn nodig om de omgeving waarin een project zich begeeft bij te houden.

Situationeel leiderschap. Een duidelijke overlap met bovenstaande leiderschapsstijlen is het situationele leiderschapsstijl dat in elke leiderschapsstijl terugkomt. In een steeds polariserende wereld telt ieder persoon als individu. Elke situatie vraagt om een andere stijl van leiderschap. Door empathie voor elk individu te tonen, komt situationeel leiderschap meer tot zijn recht.

Toegevoegde waarde

Emotionele intelligentie is het in staat zijn om je eigen emoties en die van anderen effectief te managen. Wanneer je hiertoe in staat bent, ben je in staat succesvollere project op te leveren en je beter te manoeuvreren langs alle uitdagingen die je als projectmanager tegenkomt. In essentie dient een projectmanager goed naar zichzelf te luisteren, zichzelf open te stellen om goed naar de omgeving te luisteren en hierop te reageren. In deze hoedanigheid kan een projectmanager EQ inzetten om doelgericht hogere projectresultaten te behalen, efficiënter conflicten op te lossen en een gemotiveerder projectteam te realiseren.