“We moeten deze crisis zien als een kans om thuiswerken breed en versneld te introduceren”

Een van de maatregelen tegen de verspreiding van het COVID-19-virus is dat organisaties hun medewerkers in staat stellen om vanuit huis te werken. Maar hoe kun je dat goed organiseren? En werkt het ook echt? Kunnen projecten gewoon doorgaan ook als medewerkers elkaar niet fysiek ontmoeten? Improven-consultant Jacco van de Griek werkt vrijwel uitsluitend op afstand. De afgelopen jaren werkt hij als projectlead of PMO-lead in grote internationale transformatieprogramma’s in de FMCG. Twee-derde van de collega’s met wie hij samenwerkt, ontmoet hij nooit live. Jacco vertelt over zijn ervaringen en geeft tips hoe men dit zogenoemde remote-werken goed kan aanpakken. Van de Griek: “het is allereerst belangrijk dat medewerkers de goede instrumenten krijgen om vanuit huis te werken, maar daarmee ben je er nog niet”.

Hoe ver zijn Nederlandse bedrijven en organisaties met werken op afstand?

Jacco van de Griek: “Het volwassenheidsniveau verschilt enorm. Remote-werken vraagt veel van systemen en mensen en daar zijn soms ook forse investeringen mee gemoeid. In deze bijzondere tijden merken wij dat als gevolg van de coronamaatregelen juist veel grote overheidsinstellingen al behoorlijk digitaal zijn uitgerust. Voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) is remote-werken relatief nieuw. Daar helpt deze onzekere periode niet om versneld investeringen te kunnen doen. Gelukkig is een deel van deze bedrijven al bezig met een inhaalslag. Tenslotte heb je de multinationals en grote ‘corporates’. Die doen eigenlijk niet anders. Wereldwijd digitaal samenwerken, is daar eerder regel dan uitzondering dus daar zit ik goed op mijn plek.”

Wat komt er allemaal kijken bij professioneel werken op afstand?

Jacco van de Griek: “. Bij remote-werken, mis je het directe contact. Snel even bijpraten bij de koffieautomaat kan niet. Dat vraagt om een andere, meer assertieve en proactieve houding van alle betrokkenen. Zorg allereerst voor een duidelijk ritme in het contact. Je kunt bijvoorbeeld afspreken om elke dag te beginnen met een korte ‘call’ met het hele team, zodat je kunt bespreken waar iedereen mee bezig is. En later op de dag herhaal je dat om te zien of wat gepland stond, is gelukt of niet. Maar ook buiten de geplande afspraken moet je initiatief blijven nemen. Daarin verschilt remote-werken van de situatie op kantoor.”

Waarop moeten organisaties en medewerkers letten als er vanuit huis wordt gewerkt?

Jacco van de Griek: “Er zijn twee dingen belangrijk. Allereerst het instrumentarium om remote te kunnen werken. En daarnaast de inrichting van het kantoor aan huis. De keuze van het juiste instrument is bij veel bedrijven waar de meeste aandacht naar uit gaat. Daarbij spelen vragen als: welke instrumenten zijn er op de markt? Welke zijn het meest geschikt voor onze organisatie? En hoe kan ik het instrument van mijn keuze het beste inzetten? Maar je kunt nog zulke mooie tools hebben… als een collega zich thuis niet kan concentreren dan werkt het niet. Het is belangrijk dat medewerkers een goede werkplek hebben. Waar zij documenten, notities en andere zaken bij de hand hebben. Het is ook relevant dat er goede afspraken worden gemaakt met de eventuele partner, die mogelijk ook vanuit huis werkt. Wie werkt waar? Als er kinderen zijn: wie zorgt er voor ze? Is er een werkrooster en een goede taakverdeling? Als er dan een call of videoconference is, dat worden de werkende ouders niet gestoord.”

Op afstand werken is voor jou dagelijkse kost. Wat kun je vertellen over je ervaringen op dat gebied?

Jacco van de Griek: “Het is een prima oplossing en niet alleen onder de huidige omstandigheden. We moeten deze crisis zien als een kans om deze manier van werken breed en versneld in Nederland te introduceren. In de internationale projecten die ik doe, let ik altijd op een aantal belangrijke aspecten. Allereerst: wie zitten er in mijn team? Met wie moet ik dagelijks contact hebben en met wie moet ik wekelijks contact hebben? Dus ik breng structuur aan. Een ander aspect is het proces. Wil ik bijvoorbeeld een dag-start inbouwen? En wil ik dat er een einde-dag-meeting plaatsvindt? Wil ik door de dag heen bijeenkomsten organiseren over andere onderwerpen? Waar het op neerkomt is, zorg dat bijeenkomsten op vaste momenten plaatsvinden en in de agenda’s staan van alle teamleden voor de hele periode dat het nodig is. Dus nu met de corona-crisis plan ik alle meetings digitaal en vooraf in tot in de week ná 6 april. En ik zorg dat iedereen daarvan op de hoogte is.”

Hoe zit het met de systemen waarmee wordt gewerkt?

Jacco van de Griek: “Precies. Een belangrijk aandachtspunt is natuurlijk: met welke systemen werken we om met elkaar contact te hebben en om het project uit te voeren. Voor conference-calls kan dat Skype zijn, maar ook MS Teams of Zoom. Er zijn ook allerlei andere tools die geschikt zijn. Maar daar komen ook nog hulpmiddelen bij, zoals Agile-teams, JIRA en Planner van Microsoft. Het kan ook gewoon een eigen actielijstje zijn. Waar het om gaat, is dat iedereen weet waarmee wordt gewerkt en waarmee de werkprocessen beheersbaar worden gemaakt. Zodat teamleden weten waar ze moeten kijken om te weten wat de actiepunten zijn.”

Wat voor stappen moeten organisaties zetten om remote werken op een goede manier te initiëren?

Jacco van de Griek: “Kijk om te beginnen welke systemen en hulpmiddelen je al in huis hebt. Zorg vervolgens dat medewerkers weten dat ze daarmee kunnen werken. Laat elk team zichzelf uitdagen en ermee experimenteren om zich bepaalde functionaliteiten eigen te maken. Zorg verder voor een duidelijke ‘drum-beat’ zodat men weet wanneer er digitale meetings worden gehouden en experimenteer met leuke dingen. Waarom doen we de vrijdagmiddagborrel niet een keer via Skype? Dat roept een positieve sfeer op.”

Waar kan een klant op rekenen als men Improven inschakelt?

Jacco van de Griek: “Allereerst herkennen we de situatie. Remote-consulting is voor ons al lange tijd dagelijkse kost. Wij begeleiden diverse bedrijven in remote-werken-vraagstukken. Eerst bepalen we samen de huidige situatie en de ambitie. Aansluitend komen we met praktische voorstellen en uiteraard volgt dan de werkelijke implementatie. Alles wat we dan doen, gaat op afstand. Als er zaken moeten worden geïnstalleerd of aangepast dan doen we dat online. Fysiek contact is niet nodig. Dus we houden ons te allen tijde aan de richtlijnen van de overheid. We kunnen remote-werken in een korte tijd opzetten en operationeel maken waardoor organisaties of ondernemingen razendsnel door kunnen met hun kernactiviteiten.”

More information?

Voor meer informatie over dit onderwerp, kunt u contact opnemen met Jacco van de Griek via jacco.van.de.griek@improven.nl/ 06 11 52 98 20 of Masha Hennequin via masha.hennequin@improven.nl/ 06 20 60 43 25.