Standardised implementation: product roll-out at a brewery

Stel: je brouwt bier in meer dan 150 brouwerijen verspreid over de hele wereld. Om aan de groeiende vraag te voldoen en de samenwerking tussen de productielocaties te versterken vindt er een digitale transformatie plaats binnen de supplychain. Om dit te faciliteren is er op globaal niveau een portfolio opgezet met diverse producten die worden geïmplementeerd binnen de van origine traditionele productielocaties. Denk hierbij aan een app om afwijkingen in het proces op te lossen, robots die helpen bij inspecties, schoonmaken en kwaliteitsborging en diverse dashboards om efficiënter bier te bottelen. Maar hoe implementeer je deze diverse producten op een uniforme manier, bij 150 totaal verschillende brouwerijen?

IMPROVEN is gevraagd om een methodiek te ontwikkelen om op een gestandaardiseerde manier de uiteenlopende producten uit te rollen bij brouwerijen wereldwijd. Op basis van de best practices uit IMPROVEN’s methodiek Pragmatisch Projectmanagement en diverse supplychain processen heeft IMPROVEN een integraal toepasbare roll-out methodiek opgezet, waarmee ondertussen al jaren gewerkt wordt. In dit artikel wordt de IMPROVEN roll-out methodiek uiteengezet en beschreven waarom deze zo breed toepasbaar is.

De IMPROVEN roll-out methodiek

De IMPROVEN roll-out methodiek kent 4 fases; Engagement, Preparation, Implementation en Stabilization. Net zoals bij Pragmatisch Projectmanagement staat er in de basis een gefaseerde projectaanpak, met toll gates na elke fase om te verzekeren dat alle deliverables zijn opgeleverd. Tegelijkertijd kan er binnen de fases kortcyclisch gewerkt worden, om de methodiek breed toepasbaar te houden en de implementatie van de producten af te stemmen op de lokale omstandigheden. Je kan je voorstellen dat het implementeren van een robot of dashboarding makkelijker gaat in een brouwerij met een state of the art IT-landschap, dan bij een brouwerij waar ze blij zijn dat de internetverbinding niet meerdere keren per dag wegvalt. Er wordt op portfolio level een jaarplanning vastgesteld waar en wanneer welke producten worden geïmplementeerd.

Engagement

Het roll-out proces begint met het initiëren van het project door het identificeren en betrekken van de juiste stakeholders bij de lokale brouwerij, om rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen. Essentieel is de commitment van de opdrachtgever om het project tot een succes te maken en om te zorgen dat alle resources (medewerkers en budget) beschikbaar zijn om het project te implementeren. De projectgovernance wordt vastgelegd en er wordt gezorgd dat de lokale, regionale en globale projectorganisatie op een lijn zitten. Zodra de aanpak duidelijk is en de afspraken over budget, tijdslijnen en afhankelijkheden zijn gemaakt kan de volgende fase beginnen.

Preparation

Transition Preparation

In de preparation fase wordt de businesscase opgesteld samen met het lokale projectteam en gekeken of alle randvoorwaarden vervuld zijn. Hiernaast wordt de huidige situatie (denk aan lokale processen en rollen) in kaart gebracht, zodat het product hierop kan worden toegespitst. De fase kan worden afgesloten als er duidelijkheid is over alle activiteiten die gaan plaatsvinden binnen de roll-out.

Solution Identification

Om eenzelfde product te laten werken bij verschillende brouwerijen (een brouwerij in Azië werkt anders dan een in Afrika) wordt gedetailleerd gekeken welke aanpassingen nodig zijn om een globaal ontworpen product te laten werken in unieke situaties. De lokale projectteams bedenken hoe hun processen en rollen nu zijn ingericht en welke impact het nieuwe product hierop heeft. Met dit als input wordt er een plan opgesteld om deze processen en rollen aan te passen, zodat de producten succesvol geïmplementeerd kunnen worden.

Implementation

Deploy & Test

Als het implementatieplan is vastgesteld en afgestemd op de huidige situatie van de lokale brouwerij, kan de implementatiefase beginnen. In deze fase wordt het product geïmplementeerd, geconfigureerd en daarna getest door het projectteam. Tijdens deze fase is projectmanagement belangrijk, de afstemming tussen de leverancier en het lokale projectteam moet worden gecoördineerd en gemonitord. Er wordt kort cyclisch gewerkt in sprintsessies met mijlpalen, zodat gemakkelijk bijgestuurd kan worden en het product voortdurend geëvalueerd wordt om tot de juiste lokale oplossing te komen. Hierdoor sluit de implementatie goed aan bij de omstandigheden in de lokale brouwerij.

Knowledge Transfer

Misschien wel de belangrijkste stap van een project: kennis delen en borgen. Deze fase focust zich op het ‘train de trainer’ principe: het projectteam van de brouwerij wordt intensief getraind waarna samen een plan wordt gemaakt om de eindgebruikers te trainen. Hierbij biedt de IMPROVEN roll-out methodiek support voor verandermanagement, kennisborging en opname in de lokale processen. Extra uitdaging is hierbij het internationale karakter van de opdrachtgever, waarbij projecten worden geïmplementeerd in een diversiteit aan culturen. Zodra het product is geïmplementeerd, kennis is overgedragen en een trainingsplan is opgesteld, wordt er gekeken of er wordt voldaan aan de vooropgestelde businesscase, zodat het product in gebruik wordt genomen. Met alle stakeholders wordt deze fase officieel afgesloten in een Go-Live meeting, waar akkoord wordt gegeven op alle deliverables.

Stabilization

Hypercare

De producten zijn geïmplementeerd, de trainers zijn getraind. Nu is het aan het projectteam de kennis over de nieuwe werkwijzen en producten te verspreiden binnen de brouwerij. Hierbij wordt het trainingsplan uit de vorige fase gebruikt, om te zorgen dat de adoptie van de verschillende producten goed verloopt binnen de verschillende area’s in de brouwerij. Als de adoptie goed verloopt, is het tijd om de hypercare fase af te sluiten en stopt de support van het globale projectteam.

Stabilization

Tijdens de stabilisatiefase wordt allereerst de businesscase gevalideerd en vergeleken met de daadwerkelijk gerealiseerde waarde van het product. Daarna wordt er nog een keer naar het gebruik van de producten binnen de brouwerij gekeken. Worden de producten gebruikt zoals bedoeld? Zijn alle medewerkers getraind? En misschien wel het belangrijkste: is de nieuwe manier van werken onderdeel geworden van de standaard manier van werken? Als deze vragen allemaal met ‘ja’ beantwoord kunnen worden, is het tijd om het project officieel af te ronden en het eigenaarschap te beleggen bij de eindgebruiker.

Voorbeeld van een procesoverview van de roll-out methodiek