Het is december, een feestelijke en vooral drukke periode. Jaarafsluiting, plannen maken voor het nieuwe jaar, budgetrondes, planning, forecasting. En wat gaat dat vaak omslachtig en wat kost het veel tijd. December is dan ook dé maand van reflectie. Een mooi moment om het proces van de totstandkoming van dit budget 2019 eens flink onder de loep te nemen. Wat gaat of ging goed, wat kan of kon beter, welke leerpunten van voorgaand jaar zijn er daadwerkelijk doorgevoerd?
Een budgetcyclus uit de praktijk: Wat is nou de laatste versie?
Traditioneel gebruiken veel organisaties Excel voor de vastlegging van de budgetten. Dit zorgt voor flexibiliteit bij de gebruikers. Ze kunnen een eigen versie opslaan, bewerken, beoordelen, opnieuw bewerken en met collega’s delen zonder dat het voor de rest van de organisatie zichtbaar is. Maar er kleven ook nadelen aan deze oplossing. Zo is vaak onduidelijk welke versie de laatste is. Daarnaast zijn aangebrachte wijzigingen niet goed zichtbaar en is Excel moeilijk intern overdraagbaar. Ook is het lastig gelijktijdig met meerderen in één document te werken.
Er kleven nog meer risico’s aan het gebruik van Excel. Het kopiëren of aanpassen van informatie is handmatig werk en handmatig werk staat gelijk aan een grote kans op fouten. En die kans wordt nog groter naarmate de Excels en processen complexer worden en er meer bedrijfskritische informatie in wordt vastgelegd waarover gerapporteerd wordt. Is Excel nog wel de juiste tool?
Standaard of maatwerkoplossing?
Ondertussen zijn er diverse oplossingen op de markt die ieder op haar eigen wijze het proces van budgetteren en plannen vat in formats en werkwijzen. Uiteraard zijn deze tools beschikbaar in verschillende prijsklassen. Maar wat als u eigenlijk fan bent van uw eigen oplossing, namelijk Excel? Wat als u het proces ook volgend jaar naar eigen inzicht wilt inrichten? Kan dat ook in zo’n standaardoplossing? En tegen welke kosten?
Improven werkt samen met Vena, Excel onder controle
Een cloud oplossing die wij regelmatig als passend ervaren is ontwikkeld door één van onze strategische partners, Vena Solutions. Zij hebben een CPM-product ontwikkeld die het gebruikersgemak van Microsoft Excel combineert met de robuustheid van een stabiele database met de functionaliteit zoals van een budgeting, planning & forecasting applicatie verwacht mag worden.
Vena is als Excel add-in beschikbaar voor de gebruiker. Deze add-in functionaliteit zorgt ervoor dat er binnen de vertrouwde Excel omgeving gewerkt kan worden, met als groot verschil dat de spreadsheets in een Cloud database worden opgeslagen, compleet met audit trail en bevroren versies en periodes. Met Vena is het mogelijk tot één versie van de waarheid te komen, het proces conform eigen wensen te modelleren en versiebeheer in eigen hand te houden.
Alles begint met ambitie…
Wij starten met een inventarisatie om te achterhalen wat daadwerkelijk de ambitie en behoefte van uw organisatie is. Welke output wilt u beschikbaar hebben en in welk format? De huidige Excel rapportages dienen als basis (mits ze voldoen aan de gewenste informatievoorziening). Samen met de klant bepalen wij het ideale en optimale proces. Welke afdelingen of functies zijn onderdeel van het proces? Op welk moment? En verantwoordelijk voor welke input, check of output? Als dit bedacht is, is het een kwestie van drag & drop om het proces in de online-applicatie vorm te geven.
Vervolgens gaan we aan de slag met het datamodel. Met behulp van input templates kan de juiste data op eenvoudige wijze in de database worden geladen, in combinatie met de juiste dimensies. Een nieuwe budgetronde is met een druk op de knop aangemaakt als scenario. Door de juiste mensen de rechten toe te bedelen die ze nodig hebben, zorgt u ervoor dat men alleen die data ziet die men behoort te bekijken.
Daarna opent de betreffende collega de input template in Excel. De nieuwe budgetgegevens worden verwerkt (wederom in de vertrouwde Excel omgeving) en vervolgens opgeslagen in de database, en daarmee voor alle gerechtigden zichtbaar. Dit is ten opzichte van de ‘oude’ Excel een groot voordeel! Nooit meer bestanden over en weer mailen of opgraven! Een centrale opslag, voorzien van een audit trail en beschermd met behulp van rechten-en rollenbeheer.
Dashboarding
Via het dashboard ziet de manager de voortgang binnen het proces in één oogopslag. Wie heeft nog geen start gemaakt? Welk onderdeel is al gereed?Dit inzicht maakt het efficiënt bijsturen mogelijk…want u ziet exact de huidige status!
Het resultaat
Een efficiënt proces omtrent budgeting, planning & forecasting met het gebruiksgemak van de herkenbare omgeving waar iedereen in gewend is te werken? Verkort de doorlooptijd en verhoog de kwaliteit van uw toekomstige budgetrondes! Improven denkt graag met u mee.
Wilt u in 2019 of 2010 ook een soepel proces van budgeting, planning & forecasting? Of wilt u eens een demo van Vena? Neem dan graag contact met mij op. Léon Lasker, leon.lasker@improven.nl 06-23278143.