NL 
EN 
Binnen veel organisaties is portfoliomanagement nog te vaak reactief. Informatie is versnipperd en rapportages onvolledig. Stuurgroep vergaderingen draaien dan vooral om de vraag: “Hoe staan we ervoor?” in plaats van “Waar willen we naartoe en hoe komen we daar?”
Een gemiste kans, vindt Tim Dijkstra, consultant bij Improven. De kracht van portfoliomanagement zit in richting geven, keuzes maken en energie stoppen in wat écht bijdraagt aan de strategische doelstellingen.
De aanleiding: Sturen op onderbuik gevoel
Voor een klant liep ik precies tegen dit probleem aan. Wereldwijd werd er geïnvesteerd in honderden innovatie-initiatieven om de supply-chain te digitaliseren. Geld, capaciteit en kennis werd hiervoor gebruikt, maar de effectieve resultaten van elk van deze inzet was onduidelijk. Het bleek erg lastig om te zien welke investeringen écht waarde toevoegen aan de strategische doelstellingen.
Wat ontbrak was een geïntegreerd stuurbeeld dat inzichtelijk maakte. Zowel wat alle initiatieven separaat opleverden, als hoe ze samen het grotere geheel vormden. Zonder zo’n beeld is portfoliomanagement een reactief proces, terwijl de kracht zit in het proactief richting te geven.
De doorbraak: Obeya als centrale cockpit
Gelukkig is er een manier om inzicht, transparantie én actie te faciliteren. Obeya, letterlijk vertaald uit het japans; ‘grote kamer’. Het idee is simpel: breng alle relevante informatie, doelen en stakeholders samen in een ruimte om de juiste beslissingen te maken.
Natuurlijk zijn dit tegenwoordig geen fysieke ruimtes meer. Obeya vindt hedendaags zijn plek als digitaal dashboard. Het principe blijft echter gelijk: de juiste informatie, in de juiste vorm, op de juiste plek, om, je begrijpt het wel, de juiste besluiten te nemen.
“Obeya zorgt dat je niet langer achteraf bespreekt wat er misging, maar identificeert of doelstellingen gehaald gaan worden, zodat je tijdig kunt bijsturen waar nodig.” vertelt Tim.
Obeya ondersteunt strategisch project-portfoliomanagement door een totaal-overzicht te geven, besluitvorming te faciliteren en transparantie te creëren. Hier zal ik in de loop van het artikel dieper op ingaan.
De oplossing: Drie manieren waarop Obeya het verschil maakt
1. Maak het integraal en visueel
Waar traditionele rapportages losse snapshots geven, biedt Obeya één actueel overzicht van het hele portfolio. Denk aan:
- De progressie in de ontwikkeling van nieuwe initiatieven
- De gerealiseerde én de verwachte besparingen en/of waarde-creatie
- Tevredenheid van eindgebruikers
Eén ‘single source of truth’, specifiek aangepast op de KPIs die voor de organisatie belangrijk is. Aan de hand van deze tool zien besluitvormers in één oogopslag wat goed gaat, waar vertraging ontstaat en waar actie nodig is. Obeya faciliteert op deze manier, bij de klant, discussies richting en prioritering.
2. Faciliteer schakelen op verschillende niveaus.
De kracht van Obeya zit niet alleen in het tonen van data op portfolioniveau, maar in het kunnen inzoomen.
Het senior-management van de brouwer kan nu:
- Schakelen tussen portfolio-, product of projectniveau;
- Prestaties analyseren per werelddeel, land en zelfs regionaalniveau;
- Trends vergelijken over tijd, zoals totale looptijd, jaarlijks of per kwartaal.
Wanneer resultaten achterblijven, is het belangrijk om in te zoomen op waar het precies misgaat. Bijvoorbeeld: loopt de adoptie van een initiatief achter in heel werelddeel, of binnen één specifiek land? En wanneer gerealiseerde besparingen van het portfolio achterblijven, om welke projecten gaat het dan concreet? Door op dit niveau te verfijnen, wordt de onderliggende oorzaak zichtbaar en kunnen gerichte interventies worden ingezet om het effectief te herstellen.
3. Transparantie is cruciaal
Obeya werkt pas echt als informatie wordt gedeeld met iedereen die invloed heeft op het succes van het portfolio. Door dashboards open te stellen voor stakeholders op verschillende niveaus, ontstaat bij de klant en gedeeld begrip van doelen, voortgang en impact. Teams spraken dezelfde taal, werkten vanuit dezelfde data en zagen hoe hun werk bijdroeg aan het grotere geheel.
Het geeft alle betrokkenen eigenaarschap. Ze zien hoe ze bijdrage aan het totale plaatje, maar kunnen ook verantwoordelijk worden gesteld voor hen specifieke verantwoordelijkheden.
De impact: sturen op inzicht, niet op gevoel
Obeya is niet alleen een tool, maar faciliteert effectief portfoliomanagement. Door informatie te visualiseren, verbanden zichtbaar te maken en transparantie te waarborgen, helpt het organisaties groeien van reactieve rapportage naar proactieve sturing.
Voor de klant betekende dat:
- Eén uniform stuurbeeld over het wereldwijde innovatieportfolio
- Belemmeringen aanpakken bij de kern
- Meer verantwoordelijk en betere prestaties
Bij Improven geloven we dat sterk portfoliomanagement niet alleen gaat over waar je bent, maar juist waar je naartoe wilt en hoe je dat bereikt. Obeya maakt dat concreet!
Wil je ontdekken hoe jullie portfolio effectiever richting kan geven aan strategie? We laten graag in een korte sessie zien hoe Obeya in jouw context kan werken.
Dienstverlening
Jouw carrière
Over ons
Sociale impact
Contact
Nieuws