“I really recommend this training; it was like brainstorming for 2 days. It opened my eyes for many cases. I can’t wait to implement in my work!”

Klant

Bij een grote, multinationale brouwerij is jarenlang projectmanagement gedaan op de traditionele wijze met een afgeleide van Prince2. Een aantal jaren geleden is een agile transitie ingezet, waarbij rigoureus besloten is te stoppen met alles dat naar projecten neigt: projecten en programma’s werden gestopt, stuurgroepen ontbonden en de intranetsite met alle kennis over projecten doen ging op zwart. Na circa 1,5 jaar bleek dat het realiseren van veranderingen bij 180 operating companies wereldwijd toch te ingewikkeld is voor agile teams en is de harde agile-lijn gestaakt. Er is echter niets voor in de plaats gekomen, waardoor teams zelf aan de slag zijn gegaan met aanpakken, templates en inrichting.

Vraagstuk

In het voorjaar van 2024 heeft de organisatie IMPROVEN gevraagd om te adviseren over een hybride projectmanagement aanpak waarbij bewezen elementen uit traditionele projectmanagement aanpakken gecombineerd worden met meer moderne agile technieken. Belangrijke randvoorwaarde is het hergebruik van zaken waar mogelijk.

Aanpak

Nadat de oude materialen weer uit de digitale archieven opgediept waren, is met een groep inhoudelijke experts een eerste versie van een projectmanagement framework ontworpen. Er is bewust gekozen om de oude naam P3M te hergebruiken, om de herkenbaarheid te vergroten. Vervolgens is er een vaardigheidstraining voor projectmanagers samengesteld die door middel van twee pilottrainingen is getest. Na enige aanpassingen is in het framework een verdieping aangebracht voor Development projecten en Deployment projecten, waarbij de organisatie aansluit bij de recente ontwikkelingen in de markt. Er is een P3M Playbook ontworpen, het handboek soldaat voor projectmanagers waarin niet alleen het P3M framework wordt toegelicht, maar ook de 12 belangrijkste componenten, rollen & verantwoordelijkheden, etc. Dit P3M Playbook vormt de basis voor de P3M SharePointsite. In samenwerking met het PM-team in Polen zijn de relevante templates aangepast of ontwikkeld. Vervolgens is door middel van de training de methode uitgerold in zowel Nederland als in het Shared Service Centre in Polen.

Tegelijkertijd met bovenstaande ontwikkeling, werkte de organisatie aan een integrale aanpak voor het succesvol doen van grote transities, waarin ook governance, high performing organisations, value management en change management worden meegenomen. In de volgende stap is P3M verweven met de integrale transitiemethodiek.

Maarten van Weeghel

Partner

+31 6 40 05 9354

Maarten.van.weeghel@improven.nl

Resultaat

De organisatie beschikt over een eigen, op maat gemaakte PM-methodiek, compleet met een SharePointsite, templates, rolbeschrijvingen en trainingsmateriaal. Intussen zijn de meeste relevante rollen in Nederland en in het Shared Service Centre in Polen getraind, wordt de P3M Sharepointsite goed bezocht en de templates gebruikt. Er is ruime vraag vanuit de Operating Companies, programma’s en afdelingen om begeleid te worden bij de lokale implementaties. De overdracht naar de staande organisatie loopt echter vertraging op, omdat door een reorganisatie onduidelijk is geworden wie eigenaarschap neemt van P3M.