IFRS 16, de nieuwe wet- en regelgeving rond Lease Accounting, wordt in 2019 van kracht. Gezien de impact op de balansverhoudingen verwerken veel organisaties dit als een stelselwijzing met aanpassing in de eindbalans over 2018. Daarmee ligt de impact op de processen en systemen dus eigenlijk al in 2018.
Om de operational lease- en huurcontracten groter dan USD 5.000 in de balans op te nemen onder ‘activa en verplichtingen’, dient u deze te inventariseren, verwerken in systemen en boeken in de balans. U denkt vast dat deze informatie reeds bekend is omdat deze in de toelichting van de jaarrekening (niet uit de balans blijkende verplichtingen) is opgenomen. De praktijk blijkt echter weerbarstiger. Met het intracomptabel in de balans opnemen van de lease- en huurcontracten blijkt dat dit toch gedegen onderbouwd moet worden, met voldoende controls op juistheid en volledigheid.
Naast aangepaste processen is ook softwareondersteuning essentieel om de implementatie van IFRS 16 gedegen en gecontroleerd te realiseren. Een voorbeeld hiervan is Tagetik, waarin de betreffende contracten via interfaces uit bronsystemen worden ingelezen, al dan niet met handmatige aanvulling van de noodzakelijke gegevens. Deze bronnen dienen echter wel beschikbaar te zijn, bijvoorbeeld in een ERP of een P2P systeem.
In de praktijk blijken deze ERP en P2P systemen vaak alleen te zijn ingericht voor het bestelproces en niet voor contractmanagement. En zorg dus… Louis de Koning, Partner bij Improven, geeft aan dat het inkoopproces niet start bij de bestelling maar juist al bij het afsluiten en managen van de inkoopcontracten en leveranciers. “Hier ligt absoluut verbeterpotentieel, welke in het kader van IFRS 16 ook noodzakelijk is, zowel in ERP als bij de inzet van een best of breed P2P-platform als bijvoorbeeld eSize.”
Voor meer informatie over de implementatie van IFRS 16 en/of verbetering van uw inkoopprocessen en gerelateerde systemen, kunt u contact opnemen met Louis de Koning, Partner bij Improven louis.de.koning@improven.nl of 06 53 78 56 57.