De opkomst van een nieuw tijdperk: ‘de projecteconomie’

Opkomst van dynamische organisatiestructuren

De wereld om ons heen verandert snel. In de afgelopen decennia heeft er een ingrijpende verplaatsing plaatsgevonden in de manier waarop organisaties werken. De traditionele, lineaire, organisatiestructuren maken steeds vaker plaats voor flexibele en dynamische werkstructuren (lees: projectorganisaties). Rond het jaar 2028 zullen er wereldwijd rond de 88 miljoen mensen werkzaam zijn in project, – en programmaorganisaties. De waarde van project georiënteerde activiteiten zal groeien van 12 biljoen in 2014 tot rond de 18,5 biljoen in 2028. Dit is een stijging van respectievelijk 54%! In Nederland is deze zogenaamde projecteconomie in de afgelopen decennia steeds belangrijker geworden. Dit leidt tot een aantal vragen:

• Wat houdt de projecteconomie in en wat betekent dit voor de toekomst van organisatiestructuren?
• Welke nieuwe rollen worden er met deze verplaatsing gevormd binnen organisaties?
• En welke voordelen levert het op voor organisaties?

Wat is de projecteconomie?

De term ‘projecteconomie’ verwijst naar een steeds belangrijker wordende strategisch georiënteerde manier van werken, waarbij hedendaagse organisaties haar structuren en processen aanpassen om waarde te creëren door middel van het uitvoeren van projecten en programma’s. Door projectmatig te werken, kunnen organisaties flexibeler inspelen op veranderingen, middelen efficiënter beheren en specifieke resultaten behalen die bijdragen aan de strategische doelstellingen van organisaties. Daarmee zijn projecten en programma’s een essentieel onderdeel van moderne organisaties geworden met als doel competitief en succesvol te blijven in een steeds complexere en dynamische wereld.

Welke nieuwe rollen worden hierdoor gecreëerd?

Naast het feit dat er nieuwe rollen worden gecreëerd binnen organisaties om projecten en programma’s te realiseren, verandert de algemene invulling van functieprofielen ook. Met de verschuiving naar een projecteconomie zullen functieprofielen zowel lijn-als projectactiviteiten bevatten, waarbij projectwerk een essentieel onderdeel wordt van de verantwoordelijkheden. Deze verandering is essentieel om zowel resources als capaciteit vrij te maken voor het groeiende aantal projecten en programma’s binnen organisaties. Wanneer deze verandering niet plaatsvindt, komen de project en programmaresultaten in het gedrang.

Welke nieuwe rollen worden gecreëerd in organisaties naarmate een projecteconomie volwassener wordt?

• CPO

De Chief Project Officer (CPO) is de nieuwe strategische leider in de ‘nieuwe’ projectorganisaties. De CPO is verantwoordelijk voor het algehele beheer van de projectportefeuille van een organisatie en zorgt ervoor dat projecten effectief en efficiënt worden uitgevoerd om de strategische doelstellingen te behalen. De CPO zorgt, in samenwerking met de PPM, ervoor dat alle projecten binnen de organisatie aansluiten bij de brede organisatiedoelstellingen. De CPO geeft leiding aan portfoliomanagers en projectmanagers en is eindverantwoordelijk voor alle projecten en programma’s binnen de organisatie.

• Projectmanager0

In de traditionele organisatiestructuren is de projectmanager vaak iemand die de rol op zich neemt voor het bewaken van de voortgang, het budget en de scope van projecten. In de projecteconomie wordt de rol van de projectmanager echter verder geëvolueerd. De “projectmanager 2.0” heeft niet alleen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van projecten, maar is ook degene die de cross-functionele teams effectief aanstuurt en managet. Deze nieuwe rol vraagt om andere leiderschapskwaliteiten, team coördinatie (zowel op afstand als op locatie) en de inzet van verschillende digitale tools. Aanpassingsvermogen, communicatieve vaardigheden en het vermogen strategische besluiten te kunnen nemen is in deze nieuwe rol cruciaal.

• Project Portfolio Manager

De Project Portfolio Manager (PPM) krijgt een steeds crucialere rol binnen organisaties. De PPM  beheert het een portfolio van projecten en programma’s binnen de organisatie. Deze rol richt zich op het strategisch afstemmen van projecten en programma’s en zorgt ervoor dat de juiste projecten worden gekozen (prioriteren) en uitgevoerd, op basis van organisatieprioriteiten en beschikbare middelen. Het doel is om de waarde van het portfolio te maximaliseren en de strategische doelstellingen van de organisatie te ondersteunen. De PPM werkt hierbij nauw samen met de CPO. De samenwerking tussen de PPM en de CPO richt zich op het afstemmen van de projectportefeuille met de strategische doelen van de organisatie. De CPO biedt leiding en ondersteuning aan de PPM bij het prioriteren van projecten en het optimaliseren van middelen, terwijl de PPM zorgt voor de uitvoering en rapportage van het projectportfolio.

Wat is de impact van de projecteconomie op organisaties?

De impact van de projecteconomie op organisaties is groot. Het verandert de manier traditionele organisaties zijn ingericht niet alleen met nieuwe rollen binnen de organisatie, maar ook hoe organisaties zich aanpassen aan veranderingen en de strategische organisatiedoelstellingen bereiken.

1. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen

In de projecteconomie moeten organisaties zich sneller kunnen aanpassen aan veranderingen in de markt of technologie. Projecten stellen organisaties in staat om snel nieuwe ideeën, producten of diensten te ontwikkelen en uit te voeren. Hierdoor kunnen ze beter reageren op externe veranderingen zoals klantbehoeften, nieuwe technologieën of economische verschuivingen. Projectteams worden samengesteld op basis van de specifieke behoeften van het project, wat betekent dat de juiste expertise op het juiste moment kan worden ingezet.

2. Strategische focus

Organisaties richten zich steeds meer op het realiseren van strategische doelstellingen via projecten en programma’s. Elk project en programma heeft duidelijke, meetbare doelstellingen die bijdragen aan de langetermijnstrategie van de organisatie. Dit zorgt ervoor dat organisaties doelgerichter werken en projecten beter afstemmen op de organisatiestrategie. Projectmatig werken creëert een structuur die zorgt voor een gezamenlijke focus op het behalen van specifieke doelstellingen binnen een bepaalde tijd en met de juiste middelen.

3. Efficiënter gebruik van resources en capaciteit

In tijden waar resources en capaciteit schaars zijn is het van belang deze efficiënt en effectief te gebruiken. Projectmatig werken verbetert de resource- en capaciteitsplanning door middelen gericht toe te wijzen aan de te prioriteren projecten, waardoor ze efficiënt worden ingezet. Het maakt het mogelijk om projecten op basis van urgentie en waarde te prioriteren, capaciteiten nauwkeurig te plannen en middelen flexibel te herverdelen bij veranderende omstandigheden. Dit resulteert in betere zichtbaarheid, risicobeheersing en optimale benutting van beschikbare capaciteit. Ook hier geldt, tijd vrijmaken voor projectmatige werkzaamheden in de functieprofielen van medewerkers is een essentieel om projecten en programma’s te laten slagen.

The future is projects!

De projecteconomie wordt een steeds belangrijkere manier van werken die organisaties in staat stelt om flexibeler, innovatiever en efficiënter te opereren in een dynamische en snel veranderende wereld. Door meer resources en capaciteit vrij te maken voor projecten en programma’s, en de focus te verschuiven naar projectmatig werken, kunnen organisaties hun strategische doelen effectiever realiseren en sneller inspelen op veranderingen in de markt of binnen de organisatie.

De opkomst van rollen zoals de Chief Project Officer (CPO), de Projectmanager 2.0, en de Project Portfolio Manager onderstreept het belang van strategisch project, – programma, – en portfoliomanagement in hedendaagse organisaties.

De projecteconomie biedt organisaties niet alleen de kans om sneller te innoveren, maar ook een succesvollere bijdrage te leveren aan de strategische organisatiedoelstellingen en het doorvoeren van veranderingen.

De verschuiving naar de projecteconomie vereist dat functieprofielen zowel lijn- als projectactiviteiten omvatten, om voldoende resources en capaciteit vrij te maken voor het groeiende aantal project en programma’s.

De projecteconomie biedt niet alleen de sleutel tot succes in een dynamische wereld, maar vormt ook de basis voor een toekomst waarin organisaties sneller, flexibeler en strategischer kunnen groeien en veranderen!

Jorn Cnossen, consultant en aangesloten bij Vakgroep Projects and Change, eigen focus op projectmanagement en portfoliomanagement elementen.