Onze opdrachtgever is een Nederlandse multinational die wereldwijd actief is in bijna 200 landen. In de markt waarin deze organisatie opereert, is men toonaangevend en behoort men tot de grootste in de wereld.

Vraagstuk

Vanaf boekjaar 2024 zijn beursgenoteerde ondernemingen in Europa verplicht te rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties op basis van de ‘Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)’. Dit is ook van toepassing voor onze opdrachtgever. Improven is  gevraagd om een bijdrage te leveren aan de implementatie van CSRD bij de Supply Chain. Een uitdaging waarbij de onderwerpen sustainability, data, reporting, project management en change bij elkaar komen.

Het resultaat

De opdrachtgever heeft een lange traditie op het gebied van sustainability rapportages. Daarom bleek na de GAP-analyse dat de uitdaging minder groot was dan aanvankelijk verwacht. De bestaande brondata voldeed al grotendeels, maar er waren wel aanpassingen nodig in rapportagesystemen en interfaces.

Aangezien CSRD rapportages uiteindelijk onderworpen gaan worden aan een audit op het niveau van ‘reasonable assurance’, zijn er bij alle vestigingen wereldwijd ook procesverbeteringen doorgevoerd op het gebied van controls. Voor de hoogst geprioriteerde KPI’s zijn trainingen ontwikkeld en uitgevoerd waarin het onderwerp CSRD, de veranderingen in de bronsystemen en de controls zijn uitgelegd. Met de realisatie van dit project heeft onze opdrachtgever grote stappen kunnen zetten om in de jaarrekening over 2024 ook succesvol verslag te kunnen doen over het onderwerp sustainability conform alle CSRD vereisten.

De aanpak

Om betrouwbare rapportageprocessen te realiseren, heeft men multidisciplinaire taskforces opgezet voor de verschillende standaarden. Voor de Supply Chain functie bij deze organisatie zijn de volgende standaarden relevant: klimaat, water en circulariteit. Het programma wordt ten behoeve van de implementatie van CSRD geleid door Finance. Samen met het programmateam, de taskforces, de applicatie experts, en de functionele experts (KPI-eigenaren) zijn de volgende stappen doorlopen:

  • Materiality assesment
  • KPI-definitie
  • Analyse van datapunten
  • GAP-analyse
  • Aanstelling KPI-eigenaren
  • Opstellen KPI-paspoorten.
  • Inventarisatie en vastlegging van IT-requirements tijdens IT-workshops
  • Inventarisatie en vastlegging van rapportageprocessen en controles tijdens P&CI-workshops
  • Opstellen Communicatieplan: Informeren van alle betrokkenen over veranderingen
  • Opstellen Trainingsplan en ontwikkelen trainingen