AI in project- en change management

WEERSTAND OP EEN VERANDERING KUNNEN VOORSPELLEN ÉN VOORKOMEN? AI ALS HULPMIDDEL VOOR VERANDER- EN PROJECT MANAGEMENT 

De opmars van AI in zowel verander- als projectmanagement is in volle gang. In de markt zie je bijvoorbeeld AI-tooling ontstaan waarbij door middel van voorspellende analyses potentiële weerstand en projectrisico’s worden geïdentificeerd voordat deze zich voordoen. In dit artikel wordt de werkwijze van toen met nu vergeleken and ingezoomd op verschillende tools die het project- en verander management makkelijker maken. 

Hoe ging het voorheen? – Verandermanagement als ondergeschroven kindje

Traditioneel gezien is verander- en projectmanagement tijdrovend. Het bijhouden van risico-, actie- en besluitenlijsten, voortgang rapporteren en deliverables managen vereiste veel menselijke inspanning. Het tijdrovende van de verschillende processen maakte dat er weinig tijd over was om ook nog de verbinding op te zoeken met stakeholders. Verandermanagement, waar het maken van verbinding een groot onderdeel is,, werd naar de achtergrond geschoven en er werd minder aandacht besteed aan het betrekken van stakeholders. 

 Weerstand onder stakeholders identificeren werd hierdoor regelmatig als minder belangrijk gezien dan de algemene projectvoortgang. Hierdoor werd vaak reactief gehandeld en vaak was het dan al te laat. Verandermanagement was eerder als een ‘nice-to-have’ dan een ‘must-have’. 

Hoe gaat het nu? – Een ‘must-have’ voor een succesvolle verandering

Tegenwoordig ligt de nadruk steeds vaker op de verandercomponent. Het is een must om stakeholders mee te nemen en draagvlak te creëren, zodat de verandering succesvol verloopt. Besteed een project hier onvoldoende aandacht aan, is de kans groter dat een verandering mislukt.

AI kan routinetaken automatiseren, communicatie optimaliseren, probleemoplossing versnellen, betrokkenheid van belanghebbenden vergroten en innovatie stimuleren. AI is niet alleen een middel om verander- en projectmanagement te ondersteunen, maar biedt ook de kans om routinematige taken te versnellen. Dit creëert direct ook meer ruimte voor verandermanagement.  

Momenteel wordt AI al op verschillende plekken ingezet. Co-Pilot kan bijvoorbeeld MS Teams calls notuleren en acties identificeren. Hiernaast biedt het hulp bij het schrijven van communicatieberichten voor verschillende stakeholdergroepen of het maken van trainingen. Deze toepassingen zorgen voor een efficiëntere en effectievere uitvoering van verander- en projectprocessen, waardoor organisaties eerder en beter kunnen inspelen op veranderingen en projectuitdagingen. 

 Real-time data, inzichten en analyses zijn belangrijk voor de besluitvorming binnen project- en verandermanagement. Hierbij kunnen geavanceerde dashboards actuele inzichten bieden in bijvoorbeeld kosten, resources en planningen. Toegang tot real-time data maakt het mogelijk om tijdig geïnformeerde beslissingen te nemen, wat leidt tot hogere nauwkeurigheid en minder fouten. Door gebruik te maken van real-time besluitvorming kunnen organisaties hun concurrentievoordeel vergroten, de efficiëntie verbeteren en betere resultaten behalen in hun strategie realisatie. AI kan processen die veranderingen nodig hebben, identificeren door enorme hoeveelheden data te analyseren en patronen en trends te herkennen. De volgende stap, predictive decision making, is door de inzet van AI in projecten en portfolio’s maar een kleine stap van ons vandaan. 

Hoe kan het in de toekomst worden ingezet?

In de toekomst zullen er steeds meer tools beschikbaar komen, zoals Predictive Analytics Tools, die kunnen voorspellen wanneer en bij welke stakeholders er potentieel weerstand of projectrisico’s optreden. Deze tools kunnen organisaties helpen om proactief te reageren op mogelijke obstakels en hun verander- en projectmanagement strategieën hierop aan te passen.

Improven en AI binnen verander- en projectmanagement

AI speelt een grote rol in zowel verander management als projectmanagement. Binnen de consultancy worden de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten gehouden. Toch blijft menselijk handelen cruciaal en staat verbinding bovenaan. 

Consultants Sanne Sattler en Maud Bruijs sparren graag met u over uw verander- en projectmanagementinitiatieven. 

For more questions on this topic

Maud Bruijs +31 6 22 04 25 88 Sanne Sattler +31 6 26 10 64 39