Waarom Hybride Projectmanagement de Nieuwe Norm is

Toen een grote bank besloot zijn ERP-systeem te vernieuwen, stond het projectteam voor een dilemma. Enerzijds vereiste de koppeling met bestaande systemen en compliance-eisen een strakke planning en documentatie (waterfall). Anderzijds wilden management en gebruikers snel kunnen meedenken over functionaliteiten en gebruiksvriendelijkheid (agile). De oplossing? Een hybride projectaanpak. Door vaste mijlpalen te combineren met iteratieve sprints kon het team zowel voldoen aan regelgeving als inspelen op gebruikersfeedback.

Dit voorbeeld staat niet op zichzelf. Dankzij recente inzichten uit het PMI Pulse of the Profession 2024-onderzoek is duidelijk dat hybride projectmanagementmethodieken sterk in opkomst zijn. Volgens dit onderzoek gebruikt inmiddels ongeveer een derde van de organisaties een hybride projectmanagement aanpak, waarbij de adoptie steeg van 20% in 2020 naar 31,5% in 2023. De trend is duidelijk: organisaties zoeken naar flexibiliteit zonder controle te verliezen. Deze trend wordt bevestigd door andere bronnen zoals Gartner en Half Double, die wijzen op de noodzaak om traditionele en agile methoden te combineren om beter in te spelen op de complexiteit van moderne projecten; fit-for-purpose.

Hybride Projectmanagement: De Beste van Twee Werelden

Hybride projectmanagement combineert de voorspelbaarheid en structuur van traditionele (waterval) methoden met de wendbaarheid en iteratieve aanpak van agile raamwerken. Deze combinatie biedt organisaties de flexibiliteit om hun aanpak af te stemmen op de aard van het project, de betrokken stakeholders en de mate van onzekerheid. De methoden versterken elkaar op verschillende onderwerpen:

Fasering en Flexibiliteit

Hybride werkvormen combineren zekerheid en flexibiliteit door de voorspelbaarheid van mijlpalenplanning te koppelen aan de wendbaarheid van Kanbanborden of Scrumboards. In traditionele projectmanagementomgevingen biedt een gedetailleerde planning overzicht en grip voor het management, terwijl agile teams hun werkzaamheden prioriteren en plannen met visuele hulpmiddelen. Door mijlpalen op hoofdlijnen te communiceren en activiteiten op teamniveau flexibel te organiseren, ontstaat een hybride aanpak die zowel compliance waarborgt als innovatie stimuleert. Hierdoor kunnen trajecten met vaste mijlpalen, zoals regelgevingstrajecten, probleemloos samengaan met iteratieve experimenten in sprints, bijvoorbeeld bij productontwikkelingen in de farmaceutische sector. Zo ontstaat er een effectieve combinatie van structuur en wendbaarheid, waarbij alle betrokkenen hun werk optimaal kunnen uitvoeren binnen duidelijke kaders.

Beheersing en Responsiviteit

Een hybride aanpak zorgt ervoor dat stakeholders zich gehoord voelen én dat het project binnen tijd en budget blijft. Bij grote IT-implementaties, zoals ERP-systemen, zijn ontzettend veel stakeholders betrokken met uiteenlopende eisen. Een traditionele Waterfall aanpak biedt hier structuur via een gedetailleerd projectplan, business case en gedegen scope management. Dit geeft het management van de organisatie een bepaalde mate van zekerheid voor een substantiële investering. In hetzelfde project voegt Agile voegt waarde toe door het continu prioriteren van de benodigde functionaliteiten op basis van actuele behoeften en regelmatige demo’s met gebruikers.

Risicobeheersing en Snelheid

Door waterfall en agile methoden te combineren, kunnen organisaties snel waarde leveren én risico’s beheersen. Digitale transformatieprojecten vereisen snelheid, maar brengen ook aanzienlijke risico’s met zich mee. Een traditionele Waterfall aanpak helpt bij het identificeren en beheersen van risico’s door een gedegen proces in te richten en te volgen. Agile versnelt de oplevering door snelle iteraties, het snel kunnen verwerken van gebruikersfeedback en het lanceren van Minimum Viable Products (MVP’s).

Hybride Projectmanagement: Niet Zonder Risico’s

Hybride projectmanagement biedt veel voordelen, maar kent ook risico’s:

Rolduidelijkheid

In een hybride aanpak kunnen rollen uit agile (Scrum Master, Product Owner) en traditioneel projectmanager (Projectmanager, Stuurgroep) door elkaar lopen. Dit kan leiden tot verwarring over verantwoordelijkheden: Wie beslist over scopewijzigingen? Wie bewaakt de planning?

Bijvoorbeeld, in een IT-project waar zowel een Product Owner als een projectmanager actief zijn, kan het onduidelijk zijn wie prioriteiten stelt bij conflicterende belangen. Het is dus belangrijk op tijd een duidelijke governance op te stellen waarin rollen en besluitvorming expliciet zijn vastgelegd.

Planningshorizon

Agile werkt iteratief en snel, terwijl waterfall vaak werkt met langere planningscycli. Dit verschil in ritme en planning kan leiden tot frustratie bij stakeholders, die gewend zijn aan vaste oplevermomenten.

Bijvoorbeeld, een agile team levert een MVP op, maar het waterfall-team heeft het deploymentplan nog niet gereed, waardoor de implementatie wordt vertraagd. Het opstellen van een gezamenlijke roadmap waarin iteratieve opleveringen worden afgestemd op vaste deadlines kan dan soelaas bieden.

Suboptimale keuzes

Als de hybride aanpak niet goed wordt ontworpen, bestaat het risico dat men het slechtste van beide werelden combineert.

Bijvoorbeeld een project dat wordt gedreven door het opleveren van documentatie én te weinig flexibiliteit heeft. Of projectteam moet voldoen aan uitgebreide planningsdocumentatie, maar mag geen wijzigingen doorvoeren zonder formele goedkeuring. Het is dus essentieel om bewust te kiezen welke elementen van agile en waterfall worden toegepast, en waarom.

Hybride is geen compromis, maar een strategie

De opkomst van hybride projectmanagement is geen tijdelijke trend, maar een strategische reactie op de complexiteit van hedendaagse projecten. Organisaties die hybride methoden omarmen, zijn beter in staat om te navigeren tussen stabiliteit en flexibiliteit, tussen controle en innovatie. Maar one size does not fit all; de hybride aanpak is voor elke organisatie anders. De juiste inrichting hangt af van projecttype, complexiteit, klantbehoefte en teamvolwassenheid.

Veel teams zijn óf getraind in agile, óf in traditioneel projectmanagement. Hybride werken vraagt om nieuwe vaardigheden en mindset. Een team dat gewend is aan agile sprints kan moeite hebben om volgens de deadlines in een Gantt-planning op te leveren. Het is dus essentieel om voldoende tijd te besteden aan training en begeleiding, bijvoorbeeld door coaching on the job.

Wil je weten hoe jouw organisatie hybride projectmanagement succesvol kan toepassen? Of ben je benieuwd hoe je jouw team kunt trainen in hybride vaardigheden? Neem contact op en samen brengen we structuur én wendbaarheid in jouw projecten.