Uniformering IT-landschap inclusief selectie en implementatie van CPM-software

RIFF is een ambitieus online marketingbureau. Deze groep is kort voor onze samenwerking ontstaan door een fusie van 3 verschillende organisaties, Tribal Internet Marketing, The Webcare Company en Jaagers. Elke organisatie draaide op eigen systemen, hanteerde afwijkende processen voor hun (financiële) informatievoorziening en een eigen rekeningschema. IMPROVEN kreeg de uitdagende missie het IT-landschap te uniformeren en hun financiële processen te optimaliseren. Daarnaast was het onderdeel van de opdracht een uniform rekeningschema (SCoA) te ontwikkelen en een selectie en implementatie van geconsolideerde rapportages te realiseren.

Vraagstuk

Het doel van Riff Online was efficiënter en meer samen te werken tussen de verschillende organisaties. Een uniform IT-landschap en een geconsolideerde rapportage set zorgen bijvoorbeeld voor verbeterde informatievoorziening en meer inzicht. Tevens heeft deze verandering een positief effect op de IT-kosten en is er de kans gezamenlijke stafafdelingen vorm te geven.

Onze aanpak

Improven is gestart met een inventarisatie van het huidige applicatielandschap, gerelateerd aan de huidige financiële processen van de verschillende organisaties. Op basis hiervan hebben wij een nieuwe SCoA ingericht en zijn de financiële processen en definities afgestemd en vastgelegd in de Accounting Manual.

Stap twee was de selectie en implementatie van een CPM-tool (Corporate Performance Management) voor consolidatie, rapportage en planning. Uit dit traject is Vena naar voren gekomen als best passende tool, gezien het intensieve gebruik van Excel binnen RIFF (Vena transformeert Excel in een enterprise budgettering-, planning- en forecasting oplossing). Hiervoor heeft IMPROVEN de implementatie uitgevoerd en begeleid, inclusief de training van de medewerkers. Bij deze implementatie is reeds rekening gehouden met de veranderingen in het applicatielandschap.

Nadien zijn we gestart met het selectietraject voor de nieuwe administratieve/ERP-omgeving voor de bedrijven binnen de groep. Hiervoor heeft IMPROVEN eerst de overige processen geanalyseerd en met gewenste verbeteringen uitgewerkt in Use Cases. Op basis van deze Use Cases is tijdens de interactieve FIT/GAP-demo sessies een duidelijk beeld van de (on)mogelijkheden van de softwareoplossingen verkregen. Tenslotte hebben wij advies uitgebracht over de keuzemogelijkheden met voor- en nadelen, inclusief implementatieplan met kosten en doorlooptijden.

Resultaat

Door de financiële processen en systemen te stroomlijnen voor gegevensverzameling, consolidatie en rapportage kunnen de groepscontrollers van RIFF hun maandelijkse rapportages veel sneller opleveren dan voorheen. Hierdoor heeft het management, de directie en de aandeelhouder snel en goed inzicht in de huidige stand van zaken en in de forecast. Daarnaast werken de financiële managers op een uniforme geoptimaliseerde wijze. Ze kunnen nu meer tijd besteden aan analyse en de bespaarde tijd gebruiken voor de inhoudelijke dialoog met de business en het verbeteren van de kwaliteit van de rapportages.

Belangrijke wijziging voor toestemming voor cookies

Improven B.V. maakt op deze website gebruik van functionele -, analytische - en advertisingcookies. Op deze manier kunnen wij uw gebruik van onze website analyseren en kunnen wij uw voorkeuren onthouden. Door gebruik te blijven maken van onze website, geeft u toestemming en gaat u akkoord met het gebruik van de cookies. U kunt het gebruik van cookies weigeren, door uw standaard browserinstellingen hierop aan te passen. Meer informatie kunt u vinden in onze cookieverklaring.