Uniformeren, standaardiseren en digitaliseren van het declaratieproces van een Universiteit

De afdeling Financiën van de Universiteit (4.500 medewerkers) had de wens om het declaratieproces effectiever en efficiënter in te richten op basis van het principe van operational excellence en conform de fiscale wetgeving van de Werkkostenregeling (WKR).

De projectuitdaging bestond om voor 13 faculteiten en ondersteunende diensten:

  1. De verschillende uitleg en uitvoering van de organisatie brede onkostenregeling te harmoniseren tot één uitleg én toepassing van de onkostenregeling;
  2. Een globaal ontwerp van het digitale declaratieproces te schrijven als input voor een Europese aanbesteding voor het zelfbedieningsysteem voor personele en financiële processen;
  3. Samen met de gekozen aanbieder van het self service systeem te komen tot een detail proces- en functioneel ontwerp van het digitale declaratieproces;
  4. De Werkkostenregeling als fiscale wetgeving te vertalen in arbeidsvoorwaardelijke en fiscale beleidskeuzes om tot maximalisatie van de administratieve en fiscale baten te komen voor de fiscale klantentiteit met als resultaat één declaratie- en fiscaal beleid voor alle faculteiten en diensten binnen de universiteit.

IMPROVEN heeft de projectleider geleverd om de volgende drie projectstromen te coördineren met het doel de bovenstaande projectuitdaging te realiseren:

  • Harmonisatie van personeelsregelingen omtrent onkostendeclaraties;
  • Doorvertaling van de Werkkostenregeling in fiscale en arbeidsvoorwaardelijke beleidskeuzes; en
  • Ontwerpen en inrichten van een self service concept voor onkostendeclaraties door eindgebruikers en inrichting van achterliggende administraties.

Resultaat

IMPROVEN heeft door zijn aanpak bijgedragen aan drie belangrijke doelstellingen van de klant, die als belangrijke ‘drivers’ van het project kunnen worden gezien:

  • Een efficiencytaakstelling voor de bedrijfsvoering;
  • Een eigentijdse moderne werkomgeving; en
  • Benutten van fiscale en administratieve voordelen van de Werkkostenregeling (als fiscaal regime).

Operational excellence is door IMPROVEN vertaald in een gestandaardiseerd, gestroomlijnd en geautomatiseerd declaratieproces op basis van een self service concept: een intranetpagina met onderliggende ‘workflow-applicatie’ die declaraties automatisch (a.) langs de juiste personen routeert voor invoering, accordering en verwerking in het personeelsinformatiesysteem; en (b.) conform de juiste fiscale regels van de WKR in het grootboek opneemt.

Op deze wijze kunnen medewerkers en managers inmiddels zélf transacties uitvoeren en informatie raadplegen met minder ondersteuning door HR administraties en stafafdeling.

Wilt u meer weten over onze aanpak en resultaten? Neem dan contact op met Erik Pieterse op (0)6 51 65 91 56 of mail naar erik.pieterse@improven.nl

Belangrijke wijziging voor toestemming voor cookies

Improven B.V. maakt op deze website gebruik van functionele -, analytische - en advertisingcookies. Op deze manier kunnen wij uw gebruik van onze website analyseren en kunnen wij uw voorkeuren onthouden. Door gebruik te blijven maken van onze website, geeft u toestemming en gaat u akkoord met het gebruik van de cookies. U kunt het gebruik van cookies weigeren, door uw standaard browserinstellingen hierop aan te passen. Meer informatie kunt u vinden in onze cookieverklaring.