Inrichting IT Cost Control Facilicom

Vraagstuk

Facilicom Group is gespecialiseerd in het verzorgen van facilitaire diensten en is actief in Nederland, België, Verenigd Koninkrijk en Ierland. Het familiebedrijf met de hoofdvestiging in Schiedam beschikt over een compleet facilitair portfolio, onderverdeeld in gespecialiseerde divisies. Met ruim 31.000 eigen medewerkers zijn ze werkzaam in de sectoren schoonmaak (Gom), beveiliging en receptieservices (Trigion), horeca en catering (Albron) en zorg en welzijn (Incluzio) en bieden ze integrale facilitaire oplossingen (Facilicom Solutions). Het divisiemodel maakt het mogelijk om kwalitatieve en geïntegreerde oplossingen te bieden.

Vanuit Corporate IT kwam, vanuit Andrea Sundermeijer| IT Director, de vraag om optimaal inzicht in en grip op de totale IT kosten en onderlinge verrekeningen te krijgen. Cruciaal in een tijd waarin IT-investeringen toenemen en er op business waarde gestuurd moet worden.

Vanuit de opdrachtgever zijn de volgende prioriteiten gedefinieerd:

  • Inzicht in de totale IT kosten, inclusief opstellen jaarlijkse begroting
  • Optimaliseren forecast systematiek
  • Verbeteren verrekening- en doorbelastingssystematiek (model, proces- en dataset)
  • Inrichten tijdschrijven IT-externen om inzicht te krijgen in de IT kosten voor IT-diensten en projecten

Onze aanpak

Improven is gestart met een inventarisatie van de “Wie”-vragen rondom taken IT cost control. Wie doet wat, wie mag wat (bevoegdheden) en wie is waarvoor verantwoordelijk. Ook zijn we in enkele complexe IT-contracten gedoken om de kosten ten opzichte van het contract te bepalen. Nadat we dit inzicht hadden, is in kaart gebracht hoe de interne factuurflow en verrekeningenstroom kon worden verbeterd en wat er voor nodig was dit te bereiken en transparant te krijgen. Ondermeer dienden de verrekeningen gerelateerd te worden aan business vragen én was het noodzakelijk een werkplek-fee vast te stellen.

Resultaat

In samenwerking met de consultant is de begroting afgerond, zijn praktische AO-zaken (b.v. accordering van facturen, factuurflows) ingericht, is de basis gelegd voor tijdschrijven, zijn de maandrapportages, forecasts en afwijkingenanalyses ontwikkeld of verbeterd én is er een verbeterde systematiek voor interne verrekeningen in gebruik genomen. In de tussentijd kon Andrea zich concentreren op werving van een IT-controller en inrichting van IT Cost Control in het team en is de nieuwe ‘way of working’ overgedragen en in de bestaande organisatie geborgd. Dank je wel Andrea voor de samenwerking!

Belangrijke wijziging voor toestemming voor cookies

Improven B.V. maakt op deze website gebruik van functionele -, analytische - en advertisingcookies. Op deze manier kunnen wij uw gebruik van onze website analyseren en kunnen wij uw voorkeuren onthouden. Door gebruik te blijven maken van onze website, geeft u toestemming en gaat u akkoord met het gebruik van de cookies. U kunt het gebruik van cookies weigeren, door uw standaard browserinstellingen hierop aan te passen. Meer informatie kunt u vinden in onze cookieverklaring.