Implementatie ERP systeem bij een serviceorganisatie van een Nederlands bierbrouwerij

Vraagstuk

Onze klant is een bekende Nederlandse bierbrouwerij die met ruim 80.000 medewerkers in meer dan 70 landen opereert. Voor het bedienen van de Nederlandse horecamarkt heeft de brouwer een serviceorganisatie ingericht. Deze serviceorganisatie draagt zorg voor de diensten die de brouwerij levert aan haar horecaklanten, zoals technische ondersteuning, tankbiertransport en bruikleen van evenementenmaterialen.

De afdelingen binnen deze serviceorganisatie draaiden op eigen systemen en hanteerden afwijkende informatiestromen. Dit zorgde voor inefficiënties in de processen en een gebrekkige informatievoorziening. Om de processen te stroomlijnen en de informatievoorziening te verbeteren is door de serviceorganisatie gekozen voor de implementatie van een gezamenlijk ERP systeem. Improven is gevraagd om de organisatie te begeleiden bij de procesinrichting en het aansluitende implementatietraject van het nieuwe systeem. Concreet bestond onze opdracht uit het optimaliseren van de processen, het managen van het project en het ondersteunen bij de uitvoering ervan.

Onze aanpak

Onze aanpak bestond globaal uit vier stappen.

  1. Vaststellen van het procesontwerp. We zijn daarom gestart met brown paper sessies waarin we samen met de business allereerst de bestaande processen in kaart brachten. In de uitgewerkte processen hebben we vervolgens gezamenlijk de knelpunten en verspillingen vastgesteld. In de tweede ronde sessies werkten we het gewenste procesontwerp uit, waarbij we extra aandacht besteedden aan het verhelpen van de vastgestelde knelpunten en verspillingen.

  2. Vertaling procesontwerp naar systeemvereisten in de vorm van user stories, in samenwerking met de key users. Het procesontwerp en de systeemeisen vormden de kern van de blueprint waarmee de systeemleverancier aan de slag kon.

  3. Testen van de functionaliteiten die gefaseerd werden opgeleverd door de systeemleverancier. In de testfase werkten we in twee linies: functionele testen en business testen. Zo zorgden we er voor dat de werkende functionaliteiten al in een vroeg stadium door de eindgebruikers werden getest. Hierdoor verkregen we al vroeg in het proces de relevante feedback. Ook gaf het ons de gelegenheid de eindgebruikers vanaf het begin mee te nemen in de change die het nieuwe systeem meebracht

  4. Implementatie van het nieuwe proces en systeem. In de uitrolstrategie stond de persoonlijke begeleiding van de eindgebruikers centraal. Zo zorgden we voor voldoende trainingsmomenten en was tijdens de volledige uitrolfase zowel technische – als procesondersteuning beschikbaar. Om de uitrol in goede banen te leiden zorgden we daarnaast onder meer voor heldere werkinstructies en duidelijke werkafspraken.

Resultaat

In samenwerking met de business en de systeemleverancier zijn we er in geslaagd verbeterde processen te implementeren die ondersteund worden door een gezamenlijk ERP systeem. De informatiestromen voor de verschillende processen lopen nu door hetzelfde systeem, waardoor eenduidige managementinformatie beschikbaar is en gebruikt wordt op procesprestaties te sturen.

Belangrijke wijziging voor toestemming voor cookies

Improven B.V. maakt op deze website gebruik van functionele -, analytische - en advertisingcookies. Op deze manier kunnen wij uw gebruik van onze website analyseren en kunnen wij uw voorkeuren onthouden. Door gebruik te blijven maken van onze website, geeft u toestemming en gaat u akkoord met het gebruik van de cookies. U kunt het gebruik van cookies weigeren, door uw standaard browserinstellingen hierop aan te passen. Meer informatie kunt u vinden in onze cookieverklaring.