Stappenplan voor een IT softwareselectietraject

Het selecteren van nieuwe bedrijfssoftware gaat doorgaans gepaard met allerlei uitdagingen. Michel Hoeijmans is Principal Consultant bij Improven en heeft jarenlange ervaring in IT-selectietrajecten. Hij deelt een stappenplan en verschillende handvatten en tips voor het succesvol kiezen van een aanbieder en het bijbehorende softwaresysteem.

“Start altijd eerst met een haalbaarheidsonderzoek op de businesscase”, begint Hoeijmans. “Meet hoe bereikbaar de gevraagde verbeteringen en besparingen zijn en of de selectie deze doelstellingen daadwerkelijk realiseert.” Deze stap kan als uitkomst hebben dat men terug moet naar de tekentafel en de businesscase dient bij te stellen. Na het succesvol afronden van deze stap, kan worden overgegaan op stap 2: de strategiesessie.

Strategische uitgangspunten

In de strategiesessie, die meestal bestaat uit één of meerdere interactieve workshops, worden de juiste strategische, procesmatige en IT-uitgangspunten en -processen geïdentificeerd. “Het Business Model Canvas (BMC) is hiervoor een goed raamwerk, aangezien hierin de verschillende elementen zijn opgenomen, die van belang zijn”, legt Hoeijmans uit.

Hij legt uit hoe vervolgens de gewenste processen, functies en rollen op een creatieve en scherpe wijze worden gegroepeerd. “Hierdoor ontstaat inzicht in de benodigde functionaliteit die we vertalen naar gewenste requirements, die we zoeken in één of meer standaardpakketten. Op basis hiervan werken we een aantal applicatie-vervangingsscenario’s uit”, aldus de expert van Improven.

Vertaling naar use cases

Daarna worden de processen vertaald naar zogeheten ‘use cases’. “Deze beschrijven de belangrijkste deelprocessen, activiteiten en systeemvereisten”, legt Hoeijmans uit. Naast het ophalen van interne input is het waardevol om externe best practices uit de markt mee te nemen. “Dit stelt organisaties in staat om processen die vooroplopen in de sector te definiëren.” Wanneer alle use cases geïdentificeerd en beschreven zijn, kan begonnen worden met de eerste marktverkenning. Daarbij dient men zich onder andere af te vragen: ‘Welke leveranciers en software passen het beste bij de organisatie, qua omvang, qua cultuur en qua prijs?’

Via een RFP (request for proposal) worden geselecteerde leveranciers gevraagd een use case-demonstratie voor te bereiden. “In dit onderdeel behandelen we de ‘wat’-vraag. De leverancier laat zien hoe hij de klantwens in de praktijk oplost binnen zijn software”, licht Hoeijmans toe. Tijdens de demo, maar ook in de beoordeling van de uitvraag, is het van belang om de oplossing – evenals de ‘fit’ met de organisatie – nu en in de toekomst te toetsen. Hoeijmans verklaart: “Een ERP-systeem vervang je bijvoorbeeld gemiddeld eens per tien jaar. Dat moet dus nu goed zijn, maar ook in de toekomst”. Of, “in hoeverre kan het pakket de te verwachten (markt)ontwikkelingen ondersteunen?”, voegt Hoeijmans toe.

oor het uitvoeren van zo’n ‘fit-gap’-analyse heeft Improven een raamwerk ontwikkeld dat de volgende aspecten in ogenschouw neemt:

• Strategic Fit: Hoe goed worden de strategische doelstellingen ondersteund en ondersteunt het systeem de businesscase?
• Process Fit: Hoe goed ondersteunt de software de gewenste processen
• User Fit: Is het een systeem waar gebruikers mee kunnen en willen werken?
• Data Fit: Kan het systeem alle benodigde data ondersteunen?
• Technical Fit: Is het systeem eenvoudig in te passen binnen uw IT-architectuur? Koppelt het systeem eenvoudig met andere applicaties?
• Vendor Fit: Passen de werkwijze en de leverancier bij u?
• Price Fit: Past het systeem binnen het vooraf opgestelde budget uit de businesscase?

Na de initiële selectie wordt bepaald of het nuttig en gewenst is om met de voorkeursleverancier op enkele processen een ‘deep dive’ te organiseren. “Dit creëert vaak meer inzicht in de software zelf en het effect van de software op de processen”, vertelt Hoeijmans.

Contractering

De selectie van software houdt niet op bij de keuze. Hoeijmans: “Het houdt pas op op het moment dat er een contract is afgesloten en het voorgestelde implementatieplan van de leverancier is goedgekeurd. Hij adviseert: “Laat de leverancier dus vooraf een gedegen plan van aanpak opstellen. Hoe verwachten zij het systeem in te richten, gelet op hun eigen inzet maar ook de inzet van de eigen organisatie. Laat hen tevens beschrijven hoe zij verwachten het systeem succesvol in te voeren. Leg deze afspraken formeel vast tijdens de contractfase en weeg het implementatieplan mee in de selectie.”

Tot slot geeft Hoeijmans aan dat het essentieel is om het selectieproces als een project te beschouwen: “Behandel het niet als een activiteit die ernaast kan worden gedaan, daar is het veel te belangrijk voor. Richt hiervoor een formele projectorganisatie in.”

Bijkomend voordeel is dat er bij aanvang van de implementatiefase dan al een team is opgetuigd dat bekend is met alle ins en outs. Ook is het volgens Hoeijmans goed om meteen vanaf de start de ‘business’ (mensen buiten IT en eindgebruikers) te betrekken: “Het vervangen van een systeem is niet slechts een IT-aangelegenheid, maar vooral een project dat de ondersteuning en bemensing van de business vraagt. Betrek de belangrijkste gebruikers en de beheerorganisatie vroegtijdig.”