Projectleiders moeten de bestuurders nu uitdagen voor 2020!

Twee weken geleden is in Skipr een kort artikel geplaatst van mijn collega Jan Bosman met als titel: “Hoe de zorg 30 procent kan besparen op indirecte kosten”. De kern van zijn betoog dat uit onderzoek van het ministerie blijkt de niet-cliënt-gebonden-zorgkosten in de langdurige zorg boven de 40 procent liggen en dat die kosten met 30% verlaagd kunnen worden. De oorzaak van die hoge indirecte zorgkosten ligt in regeldruk, tekortschietende ICT en inefficiënte werkprocessen.

In de afgelopen jaren heb ik veel zorgorganisaties en hun bestuurders mogen adviseren en begeleiden op het gebied van project- en portfolio management. Een van de eerste dingen die ik probeer inzichtelijk te maken voor de bestuurders is welke projecten en programma’s er allemaal lopen in de organisatie en welke resources (mensen en middelen) er mee gemoeid zijn. Op die manier probeer ik grip te krijgen op de projecten, puur met als doel die projecten beter – en sneller – resultaten op te laten leveren. De noodzaak om te veranderen is in de langdurige zorg namelijk intussen zo groot, dat er niet genoeg mensen, middelen en tijd zijn om lang aan te rommelen.

Pas in tweede instantie gaan we dan samen zorgen voor synergie tussen de projecten in de projectportfolio. Dit doen we door heel goed te kijken naar de bijdrage van alle projecten aan de strategische pijlers van de organisatie. Doen we de juiste projecten om onze uitdagingen het hoofd te bieden? En juist bij het zorgen van die synergie wil ik de koppeling leggen tussen Projectportfolio Management en het eerdergenoemde artikel. Het is namelijk mijn ervaring dat bij het bepalen van de beslisvariabelen – de variabelen die de organisatie gebruikt om te bepalen waarom het ene project beter is dan het andere – de bestuurders te veel ruimte voor interpretatie laten en te statisch denken.

In de missie, visie en strategie en onderliggende kaderbrieven staat namelijk altijd iets genoemd in de trant van “Beste Medewerker”, “Beste Zorg” en/of “Beste Organisatie”, of varianten hierop. En juist deze strategische pijlers worden door veel bestuurders gezien als de meest belangrijke basisvariabelen. Deze onderwerpen zijn natuurlijk bewust zo gekozen zodat iedereen zich er in kan herkennen en ze makkelijk te communiceren en reproduceren zijn. Vanuit een marketing en communicatieoogpunt snap ik dat. Bovendien gaan deze containerbegrippen lekker lang mee en zullen ze nooit gedateerd raken. En dat maakt ze dus per definitie ongeschikt als beslisvariabelen voor projectportfolio management.

Het is voor een initiator van een nieuw project namelijk een koud kunstje om een projectvoorstel zo te schrijven dat lijkt alsof het project aan een van die vage strategische pijlers een bijdrage gaat leveren; iedereen kan het verwachte resultaat van een project laten bijdragen aan “Beste Organisatie”.

Mijn suggestie voor projectleiders in de zorg is dan ook om nu in gesprek te gaan met de bestuurders om de strategische pijlers een niveau dieper èn voor de middellange termijn uit te werken in de kaderbrief 2020. Eens per jaar is het goed om de kaders te scheppen voor de organisatie, door vast te stellen wat er voor de komende periode verstaan wordt onder “Beste Zorg” of “Beste Medewerker”. Hoe wil de organisatie dit komende jaar aan die onderwerpen invulling gaan geven? En zorg er dan in dat gesprek meteen voor dat in de komende paar jaar onder de strategische pijler “Beste Organisatie” in ieder geval iets komt te staan over het terugbrengen van het aantal ICT-systemen, het terugdringen van handmatige datainvoer en het verbeteren van de datakwaliteit (alles ter verbetering van de kwaliteit van de zorg).

En mocht je al te laat zijn omdat de kaderbrief 2020 al klaar is: gebruik dan de gesprekken die je hebt met de bestuurders over je volgende project om samen invulling te geven aan de kaders, de doelstellingen en de verwachte resultaten voor 2020.

Maarten van Weeghel is Director bij Improven en gespecialiseerd in het inrichten en verbeteren van project- & portfolio management bij zorgorganisaties.

Dit blog is verschenen op projectmanagers in de Zorg https://www.projectmanagementindezorg.nl/blog-16-2020