Hoe Agile Scrum de betrouwbaarheid van data vergroot

Dat data belangrijk is, is inmiddels doorgedrongen tot in de bestuurskamer. Directie, managementteams maar ook klantenservice, productie, verkoop, bedrijfsvoering etc. gebruiken allemaal data om hun proces goed uit te kunnen voeren én goed te kunnen sturen. Als de kwaliteit van deze data onvoldoende is leidt dit direct tot onnodig extra werk, foute beslissingen en onvoldoende inzicht in de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Betrouwbare data is het fundament voor efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw data betrouwbaar is en blijft? In de praktijk zien wij dat niet alleen de afdeling IT, maar ook de business hierin een sleutelrol heeft. IT heeft namelijk kennis over hoe data beheerd moet worden, waar de business kennis heeft over de relevantie van data. Juist het samenbrengen van IT en business is de sleutel tot succes als het gaat om betrouwbare data.

Waarom is betrouwbare data zo belangrijk in uw organisatie?

Het belang van betrouwbare data in organisaties is onder andere terug te vinden in drie bedrijfsvoeringsaspecten: efficiëntie, wet- en regelgeving en strategie.

Data is het fundament voor alle bedrijfsvoeringsprocessen. Hoe hoger de kwaliteit van deze data is, hoe efficiënter je je proces kunt inrichten en hoe beter je kunt vertrouwen op je management informatie. Dit zorgt vervolgens voor minder rework, hogere transparantie en beter inzicht in de processen die goed gaan of juist geoptimaliseerd kunnen worden.

Wet- en regelgeving vereist dat je als organisatie in control bent van je data. De wet- en regelgeving rondom privacy springen hierbij het meest in het oog maar kunt u denken aan de Wet Financieel Toezicht (WFT) of IFRS standaarden. Het niet op orde hebben kan leiden tot torenhoge boetes. Daarmee is het dus noodzakelijk te weten in hoeverre de data aan wet- en regelgeving onderhevig is, hoe je daarmee om moet gaan en hoe het gesteld is met de betrouwbaarheid daarvan.

Als laatste is betrouwbare data relevant voor de strategie van een organisatie. Het meten van het wel of niet behalen van concrete doelstellingen kan alleen als de onderliggende data op orde is. Een te laat of onjuist inzicht kan onherroepelijk leiden tot het niet behalen van de doelstellingen en het maken van de desastreuze beslissingen.

Goede datakwaliteit doe je zo!

Vanuit de theorie spelen een gedegen IT infrastructuur en goede dataverwerkende processen een belangrijke rol bij de kwaliteit en dus de betrouwbaarheid van de data. Daarnaast is het echter belangrijk te denken aan de inrichting van data governance en het bewustzijn van stakeholders met betrekking tot datakwaliteit.

Data governance gaat over het eigenaarschap rondom de data. Voor de data governance moeten de data eigenaren (de eindverantwoordelijken van de data) en data specialisten bij elkaar gebracht worden, zodat inhoud en besturing naar elkaar toe groeien.

Daarnaast is het belangrijk dat alle stakeholders bewust worden gemaakt van het belang van goede data kwaliteit. Als men niet voldoende weet wat voor gevolgen een slechte datakwaliteit heeft voor de organisatie, wordt er in de werkzaamheden voorrang gegeven aan de primaire processen.

Hoe zorgt u er voor zorgen dat een data eigenaar haar of zijn rol makkelijker kan pakken zonder dat het teveel tijd kost? En zorgt u ervoor dat alle relevante betrokkenen het belang van goede datakwaliteit inzien en dat ze in staat zijn hiernaar te handelen? Uit de praktijk blijkt dat Agile Scrum een goede methode is om datakwaliteit management binnen uw organisatie op pragmatische wijze op te pakken.

Agile Scrum en datakwaliteit

In het kort is de kern van Agile Scrum om met een vast team in vaste periodes (de sprints) toegevoegde waarde op een product te leveren. Datakwaliteit kan daarbij als een product opgepakt worden door een scrumteam. Om de verbinding tussen data en de bedrijfsvoering te leggen, is het van belang om binnen dit team naast datakwaliteit ook de verantwoordelijkheid voor management informatie te beleggen. Het team levert vervolgens in overleg met de proceseigenaar van een specifiek bedrijfsvoeringsproces de afgesproken managementinformatie op. Op basis van deze informatie wordt vervolgens gekeken naar de potentiële verbeteringen in de datalaag.

Hoe gaat een Datakwaliteit scrumteam in zijn werk?

Bij Agile Scrum bestaat een team uit een product owner (verantwoordelijke voor het product), een scrum master (verantwoordelijk voor het proces binnen het team) en het development team, waarin de inhoudelijke experts zitten. De product owner is verantwoordelijk voor de afstemming met de dataeigenaar. De dataeigenaar is veelal de eigenaar van een specifiek bedrijfsvoeringsproces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan processen zoals supply chain, facturatie, inkoop en klantenservice.

In een intakegesprek tussen de product owner en de data eigenaar, wordt de informatiebehoefte vastgesteld en omgezet in requirements (1) welke vervolgens worden vertaald naar concrete management informatie.

Vervolgens gaat het development team aan de slag met het uitwerken van de requirements. Kernvragen bij deze uitwerking zijn, welke bronnen voor data heb ik nodig (2) en hoe kan ik deze data omzetten naar managementinformatie? Als dit helder is wordt vervolgens de betreffende managementinformatie in een rapport of dashboard vormgegeven (3).

One source of the truth! De opgestelde managementinformatie is een rechtstreekse weergave van de datakwaliteit van de brondata. Doordat één team met expertise in zowel datamanagement als managementinformatie werkt aan de oplossing, is de weergegeven informatie transparant en zoals het in de bronsystemen staat opgeslagen. Op basis hiervan kan, in overleg met de proces eigenaren en gebruikers, worden vastgesteld welke interventies noodzakelijk zijn om de kwaliteit van de data te vergroten (4).

De activiteiten die noodzakelijk zijn worden in een verbeterplan uitgewerkt en dit verbeterplan leidt tot het uitvoeren van diverse verbeteracties die binnen het scrum team kort cyclisch worden uitgevoerd (5). Acties kunnen zijn het optimaliseren van procesflows, data cleansing, het verplicht maken van invoervelden, de reductie van invoervelden et cetera. De verbeteracties worden vervolgens door het datakwaliteit scrum team opgepakt en volgens de Agile Scrum methodiek doorgevoerd.

De voordelen van deze methode

Het grootste voordeel van Agile Scrum is dat de afstemming met de stakeholders kortcyclisch plaats vindt. Bij een sprint periode van twee weken wordt er elke twee weken resultaat geboekt, getoond en afgestemd. Door dit kortcyclische contact en de snelle resultaten staat datakwaliteit steeds vaker op de agenda. Hierdoor groeit het data bewust handelen op diverse lagen in de organisatie. De agendadruk voor de proceseigenaar/ data eigenaar is hierdoor ook gering. Het scrum team voert de werkzaamheden uit en draagt alleen de verbeteringen en het resultaat over.

Het verbeteren van data kwaliteit, gebruik makend van de Agile Scrum methode, levert:

• Een data governance waarin iedereen zicht bewust is van zijn / haar rol;
• Een mechanisme om datakwaliteit structureel te verbeteren;
• Snel resultaat.

Wanneer begint u met datakwaliteit op een Agile Scrum manier?

De belangrijkste randvoorwaarde voor een vliegende start is dat de data governance helder is. Het advies is dan ook om dit per onderwerp en bedrijfsproces in te richten. En vervolgens met één proces te starten. In deze governance moet duidelijk zijn:

• Wie de dataeigenaar is;
• Over welke data de dataeigenaar daadwerkelijk eigenaar is;
• Wie de data experts zijn;
• Op welke wijze het Agile Scrum team gepositioneerd wordt en hoe de rollen van product owner en scrum master worden ingericht.

Een andere belangrijke voorwaarde is dat de organisatie vertrouwen heeft in deze aanpak. Het is namelijk niet de proceseigenaar of het MT die bepaalt welke werkzaamheden het team oppakt. Dit is de taak van de product owner. Daarnaast moet de organisatie er klaar voor zijn om de Agile Scrum werkwijze te omarmen. Het helpt dat Agile Scrum ‘hot’ is en er diverse specialisten en trainingen zijn om uw organisatie klaar te stomen.

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact op met:

Luc Idzinga, Principal Consultant, luc.idzinga@improven.nl (06 10 89 41 63)

Linsey Vluggen, Consultant, linsey.vluggen@improven.nl (06 22 26 53 75).